Een evenement is een krachtig middel om jouw communicatieboodschap over te brengen. Maar het organiseren van een geslaagd evenement is ook een flinke investering: hoe maak je jouw event rendabel? Om dit te bereiken is het van belang om te werken vanuit één of meerdere doelstellingen en deze vervolgens te meten om uiteindelijk je Return on Investment (ROI) te berekenen. Je doet dat met deze 7 stappen.
Stap 1: Bepaal de doelstelling
Onderaan de streep moet jouw event een plusje opleveren. De volgende vragen moet je stellen: wat is het probleem, of de kans, die ik met dit event wil bereiken? Welke activiteiten zijn nodig om de doelstelling te bereiken en hoe past het in onze marketingmix? Doelstellingen kunnen zijn:
• kennis of informatie delen
• verbeteren van interne of externe relaties
• motiveren of belonen
• verbeteren naamsbekendheid of imagebuilding
• winstoogmerk of fundraising
DON’T: Het organiseren van een evenement zonder doelstelling. Dat is weggegooid geld
Stap 2: Bepaal wat het gewenste effect is bij jouw gasten
Wat moeten jouw gasten na afloop van het event gaan doen? De echte waarde van een evenement zit hem in de acties die je bezoekers gaan nemen na afloop, of zelfs tijdens je evenement. Zelfs het gedrag vóór een evenement kan beïnvloed worden, denk maar aan een incentive. Het is niet genoeg dat ze alleen denken of voelen, het gaat ook om doen. De vraag die je hierbij op weg helpt is: Waarom doen ze dat nu al niet?
Stap 3: Bepaal wat de learning experience op het event moet zijn
Hoe gaan jouw gasten doen wat je beschreven hebt in stap 2? Effectief leren is leren door middel van belevingen, met alle vijf de zintuigen die geprikkeld moeten worden. Wat moeten ze leren / beleven op het event om hun gedrag te doen veranderen? Op het evenement krijg je informatie, maar indien dit live is, ondergaat jouw gast dit met andere gasten, wat zorgt voor vertrouwen. De houding van de bezoeker t.o.v. jouw merk verander je met een lerende belevenis.
Stap 4: Creëer een omgeving waar jouw gast door beleving kan leren
De learning experience van een live event kan niet gescheiden worden van de omgeving waar het in moet gebeuren. Onderzoek toont aan dat elementen als licht, muziek, kleur en catering invloed hebben op het leren tijdens een belevenismoment als een event. Daarbij is bijvoorbeeld gebleken dat het concept en de aankleding van een presentatie meer impact heeft dan de daadwerkelijke content. Kortom, zorg voor een leeromgeving met impact.
DO: Inspireer, creëer, innoveer en profiteer. Ontwikkel voor jouw online evenement een verrassend, afwisselend en interactief programma om een zo groot mogelijke impact te bereiken. Hoe? Lees hier meer over de online en hybride oplossingen van VKOZ.
Stap 5: Meet tevredenheid en geplande acties
Na afloop van het evenement is het tijd om te meten. Begin met de basis en evalueer de leeromgeving. Voldeed het evenement aan de verwachtingen? Kunnen de gasten gebruikmaken van wat ze geleerd hebben? Wat verwachten de gasten anders te gaan doen na het deelnemen aan het event? Als ze geen actie gepland hebben, heeft het evenement geen waarde gehad. Meet dit direct na het evenement.
Stap 6: Meet wat geleerd is en hoe hun gedrag veranderd is
Wat hebben de deelnemers geleerd? Hoe is hun gedrag daardoor veranderd? In veel gevallen is het afdoende om simpelweg te vragen wat de gast onthouden heeft van de informatie die je overgebracht hebt op het event. Is hun attitude jegens jouw merk veranderd? Zijn er zinvolle netwerken ontstaan met andere deelnemers? Meten 2 tot 4 maanden na het event is aan te raden.
TIP: Denk bij het meten van je Return on Investment ook aan: het bereik op social media, het aantal bezoekers op de website, het gebruik en het zoeken van informatie via een eventapp, het aantal nieuwe klanten of extra sales en natuurlijk de enquête. Lees hier vier manieren waarop jij feedback kunt vragen aan je deelnemers.
Stap 7: De zakelijke impact: ROI
De uiteindelijke business impact is het resultaat van menselijke acties. Voor consumentenevents vertaalt zich dat vaak in sales. Voor interne evenementen gaat het bijvoorbeeld om kostenreductie door grotere effectiviteit. Maar welk event of doel je ook meet, zorg ervoor dat je zo veel mogelijk achterhaalt of het effect de oorzaak is van het evenementenbezoek. Vertaal uiteindelijk de business impact naar euro’s om tot slot een echte ROI te meten: impact in euro’s – de kosten van het event : gedeeld door de kosten = jouw return on event.
VKOZ hanteert de ROI piramide methode
Met de methode van Dr. Elling Hamso bepaal je de effectiviteit van events. Dit houdt in dat wij vooraf duidelijke doelen stellen voor 6 opeenvolgende niveaus: ROI, impact, gedragsverandering, cognitieve verandering, (leer)omgeving en doelgroep. Wat moet jouw event tot stand brengen of teweegbrengen op elk van deze niveaus? Na afloop van het evenement gebruiken we de VKOZ meetlat om te meten welke resultaten behaald zijn op elk niveau. Meer weten? Neem contact met op ons voor een vrijblijvend adviesgesprek.
VKOZ zet jouw doelstellingen centraal én denkt vanuit de behoefte van jouw bezoekers.
Meer weten over het berekenen van de ROI van jouw event of wil je andere tips voor het organiseren van een evenement? VKOZ events & communicatie denkt graag met je mee. Bel 010-2107961 of stuur een mail met je (aan)vraag naar info@vkoz.nl.
Bron: evenementorganiseren.nl