CIS Forum Barcelona
Council of International Schools

VKOZ organiseerde het CIS Forum Barcelona: een jaarlijks terugkerend internationaal evenement voor bezoekers om elkaar te ontmoeten, ideeën uit te wisselen en te leren over de huidige trends. CIS, Council of Internationaal Schools, is een wereldwijde ledenorganisatie die samenwerkt om internationaal onderwijs te vormen door middel van diensten voor scholen, universiteiten en individuen. Het evenement duurde drie dagen waar we een speciaal programma voor hadden ontwikkeld. Zo hadden we onder andere twee beurzen, 50 workshops, twee netwerkborrels en een award uitreiking georganiseerd. Daarnaast hadden we ook verschillende contracten afgesloten met hotels in de stad.

Wij organiseerden het congres in het conferentiecentrum in het Fira Barcelona Montjuic. Deze werd in 1929 gebouwd voor de EXPO en is gelegen in het centrum, vlak bij de beroemde Magic Fountains. Inmiddels is de locatie herbouwd en wordt het gebruikt als conferentiecentrum. Een grote uitdaging hierbij was het verdelen van de grootste hal in twee delen. De deelnemers hadden hier eerst een uitgebreide zittende lunch met meteen daarna de beurs met minimaal 400 standhouders. Niet elke locatie is geschikt voor een congres als deze aangezien we naast de plenaire zaal, ook een grote hal en tien break-outzalen nodig hadden. Dankzij ons event designplan paste alles gelukkig toch. Door onder andere bij de lunch rekening te houden met verschillende uitgiftepunten en alvast een aantal koude gerechten al op tafel te zetten.

We hadden tijdens het event veel aandacht voor de communicatie, zoals de branding. De bezoekers zagen buiten al dat de hele gevel in de speciale eventbranding van het forum was.

Met voor het eerst dat jaar een speciale eventapp, hadden we veel aandacht voor interactiviteit. Daarnaast besteedden we hierbij veel aandacht aan nieuwsbrieven, social media en een message board. Dit bord stond midden in de centrale hal en iedereen kon hier reageren op stellingen of berichten achterlaten. De communicatiemedewerkers waren druk bezig op social media om bezoekers te activeren. Daarnaast hadden we in de entree een groot digitaal bord waar we gedurende drie eventdagen allerlei berichten op toonden.