Veelgestelde vragen over VKOZ

VKOZ staat voor Vrouwelijke Kijk Op Zaken. VKOZ werd in 2010 opgericht door Marjolein van Rosmalen.

VKOZ is het evenementenbureau in Rotterdam voor zakelijke events. We organiseren evenementen op maat van hoge kwaliteit. Onze werkwijze is transparant en duidelijk: je weet precies wat je aan ons hebt. Wij werken nauw met onze klanten samen. Alleen zo behaal jij de gestelde doelen én ontwikkel je een onvergetelijk moment.

Ons korte antwoord: we ontzorgen je. We organiseren het zakelijke evenement van concept tot en met productie. Of we springen bij op de plekken waar jij ons nodig hebt.

Onze lange antwoord: wij zijn jouw strategische partner. We helpen je bij het organiseren van een evenement. Dit zijn jouw voordelen:

• We verhogen het rendement van het evenement;
• We behouden het overzicht;
• We bewaken de tijdsplanning;
• Jij profiteert van onze kennis en ervaring;
• Jij hoort als eerste van de laatste trends;
• We halen het maximale uit je budget.

Het organiseren van een zakelijk evenement bestaat grofweg uit 4 onderdelen. Onze diensten sluiten hierop aan.

• Conceptontwikkeling
• Projectmanagement
• Communicatie
• Productie

Of ga voor een totaalaanpak.  Dan helpen we je met alle vier de stappen.

Een onvergetelijk moment creëer je niet zomaar. Daar is een goede samenwerking voor nodig. Eentje met liefde, aandacht en een strak stappenplan. Onze werkwijze is transparant: je weet wat we wanneer doen. Benieuwd? Hier lees je alles over onze werkwijze.

In het kort:

• We starten met een briefing.
• Daarna ontvang je een samenwerkingsvoorstel.
• We nodigen je uit voor een brainstormsessie.
• De locatie wordt bepaald.
• Samen evalueren we het traject.
• We begeleiden het evenement.
• We halen de resultaten op.
• Je ontvangt een fotoalbum.

We werken niet met vaste prijzen. Jouw evenement is maatwerk. De prijs bepalen we aan de hand van de complexiteit, de programma-onderdelen, de diensten die je nodig hebt, de resultaten die je wilt behalen, wat je zelf kunt doen en wat er mogelijk is binnen je maximale budget.

Ja, een evenement past namelijk volledig bij de wensen en behoeften van je organisatie. Elke organisatie is anders en bijna alles is mogelijk. Daarom bepalen we de prijs aan de hand van jullie wensen, doelstellingen en doelgroep. Zelfs een jaarlijks terugkerend evenement is maatwerk, want je wilt je deelnemers blijven verrassen.

Dat hangt ervanaf wat je wilt. We starten gemiddeld zo’n 6 maanden voor het evenement. Wil je een goede, populaire locatie boeken? Dan kun je beter vroeg boeken. Bel ons gerust 1 of 2 jaar voordat het evenement plaatsvindt.

Last minute hulp nodig?

Je bent al begonnen, maar je loopt vast. Geen probleem. Zelfs als je evenement al over 2 maanden wordt gehouden, kunnen we nog bijspringen om je evenement te organiseren.

Voor elk evenement stellen we een team van specialisten samen. Onze partners in het Zakelijke-event-collectief zijn betrouwbaar en hebben dezelfde normen en waarden als VKOZ.

Service en kwaliteit vinden zij bijvoorbeeld óók belangrijk. We werken onder andere samen met Invitado , Valo  en we zijn partner van Rotterdam Partners en hun netwerk.

Uitbesteden hoeft natuurlijk niet. Je kunt het ook heel goed zelf doen. Maar het uitbesteden heeft wel een paar voordelen. Je kunt bijvoorbeeld beter sturen op het eindresultaat en op de uitkomsten van het evenement. Je hebt meer tijd vrij voor je andere projecten en werkzaamheden. Je bespaart geld, omdat je profiteert van de prijsafspraken die wij hebben met onze partners. En je maakt gebruik van onze expertise, onze blauwdruk en onze kennis binnen deze branche.

Het organiseren van een evenement is een co-creatie. Natuurlijk nemen we veel werk uit handen, maar we kunnen niet zonder jou. Daarom vragen we je om:

• Een goede briefing met daarin uitleg over de doelgroep, de doelstelling en de stakeholders
• Jouw kennis te delen over de organisatie en het onderwerp
• Regelmatig aan te schuiven voor overleg en updates met je vaste VKOZ-contactpersoon

Elk event vraagt om een andere werkwijze. Misschien kun jij het evenement prima zelf organiseren of past het type evenement beter bij een ander bureau. Om daar zeker van te zijn, kun je een gratis consult met ons inplannen. Tijdens het gesprek bespreken we je evenement, denken we met je mee en sparren we over je eerste ideeën.

Of leer ons alvast beter kennen op social media of via onze nieuwsbrief.

Jazeker. Wij hebben sinds 2020 veel kennis en ervaring opgedaan met het organiseren van online en hybride evenementen. Met een online of hybride evenement is je bereik groter. Letterlijk en figuurlijk. Iedereen in je organisatie of netwerk kan aansluiten, ongeacht de afstand. Bovendien is het een duurzame optie, omdat niet iedereen hoeft te reizen naar een locatie.