Als evenementen- en communicatiebureau biedt VKOZ ook ondersteuning op het gebied van marketing en promotie rondom een evenement. Voor een succesvol communicatieplan zijn er verschillende belangrijke briefingvragen die we stellen om een goed overzicht te krijgen van de behoeften en verwachtingen van onze klant.
1. Doel en Doelgroep
• Wat is het hoofddoel van het evenement? (bijvoorbeeld merkbekendheid, productlancering, netwerken, verkoop)
• Wie is de primaire doelgroep voor het evenement? (Leeftijd, locatie, interesses, beroepen, etc.)
• Zijn er secundaire doelgroepen die we ook moeten overwegen?
2. Evenementdetails
• Wanneer en waar vindt het evenement plaats? (datum, locatie, online of fysiek)
• Wat is het programma of de agenda van het evenement? (Hoofdsprekers, activiteiten, sessies)
• Wat zijn de belangrijkste thema’s of boodschappen van het evenement?
3. Marketingdoelen
• Wat willen jullie bereiken met de marketingcampagne voor dit evenement? (Bijvoorbeeld: meer ticketverkoop, grotere online betrokkenheid, sponsorwervingen)
• Hebben jullie specifieke doelstellingen qua bereik (aantal deelnemers, aantal websitebezoeken, social media interacties)?
4. Huidige Marketinginspanningen
• Wat voor marketing- of promotiecampagnes zijn er tot nu toe gevoerd? (Bestaande kanalen, succesverhalen, wat werkt wel of niet)
• Welke marketingkanalen willen jullie gebruiken? (Social media, e-mail, influencers, traditionele media, advertenties, etc.)
• Zijn er specifieke brandingrichtlijnen of tone of voice waar we rekening mee moeten houden?
5. Budget en Tijdslijnen
• Wat is het budget dat beschikbaar is voor de marketing en promotiecampagne?
• Wat is de tijdlijn voor de campagne? Wanneer moet de campagne starten en eindigen?
• Zijn er belangrijke mijlpalen of deadlines (bijvoorbeeld ticketverkoop, persberichten)?
6. Creatieve en Contentbehoeften
• Welke soorten content willen jullie ontwikkelen voor de promotie? (Social media posts, video’s, persberichten, blogs, advertenties)
• Zijn er bestaande visuele of tekstuele assets die we kunnen gebruiken, of moeten we nieuwe creëren?
• Zijn er specifieke kleuren, logo’s of andere branding elementen die we moeten gebruiken?
7. Meetbaarheid en Rapportage
• Hoe willen jullie de effectiviteit van de marketingcampagne meten? (Bijvoorbeeld via statistieken zoals het aantal geregistreerde deelnemers, klikratio’s, conversies)
• Hebben jullie voorkeur voor specifieke rapportagevormen of -frequenties?
8. Samenwerking en Verwachtingen
• Wie zijn de interne contactpersonen bij jullie organisatie en wat zijn hun rollen?
• Zijn er andere partners of leveranciers bij het evenement betrokken die we moeten coördineren met betrekking tot marketing of communicatie?
• Wat zijn de verwachtingen qua communicatie? (bijvoorbeeld: hoe vaak en op welke manier willen jullie updates ontvangen?)
Met deze vragen krijgen we een goed beeld van de behoeften van de klant en kunnen we een op maat gemaakte marketingstrategie ontwikkelen voor het evenement. Het is belangrijk om ook een open gesprek te voeren, zodat er ruimte is voor ideeën en eventuele veranderingen in de briefing.
Heb je hulp nodig bij het opstellen van een communicatieplan voor jouw event? Neem contact met ons op voor een deskundige begeleiding!