Auteur: Marjolein

Als je events organiseert, dan weet je dat het maar zelden voorkomt dat het evenement zichzelf verkoopt. Om tickets te verkopen, moet je een marketingstrategie hebben die je event op een effectieve manier promoot en je doelgroep bereikt. Je weet dat je social media, e-mail en mond-tot-mondreclame moet gebruiken om je ticketverkoop te stimuleren, maar de beste marketingstrategieën volgen een tijdlijn en een logische volgorde, waarbij elke promotie de voorgaande versterkt.

Natuurlijk is het onmogelijk om een perfect, allesomvattend marketingplan te maken. Ieder evenement is tenslotte anders, net als de tijdslijn, begroting en doelgroep. Toch zijn er een aantal algemene tactieken die je kunnen helpen bij het maken van je eigen eventmarketingkalender.

1: Marketingstrategie voorafgaand aan het evenement

Aankondigingspagina
Eén van de meest voorkomende fouten in marketing wordt gemaakt nog voordat men überhaupt is begonnen. Te veel organisatoren vergeten dat ze een evenementenpagina kunnen maken en publiceren op internet om zo alvast interesse te wekken, zelfs als nog niet alle details rond zijn. Zodra je een aankondigingspagina hebt gemaakt, heb je een centrale plek waar je mensen naartoe kunt sturen. Je kunt gegevens verzamelen over de vroege website bezoekers en je SEO-status bij Google opbouwen. Als je besluit deze route te volgen, kun je ook een stimulans bieden voor vroege geïnteresseerden die een pre-register doen. Je kunt hen bijvoorbeeld als eerste de kans te geven om tickets te kopen als je verkoop start.

Blogbericht
Het volgende actiepunt in je strategie voor pre-evenementmarketing is mensen te vertellen waarom je het event organiseert. Dit is je mission statement. Je kunt dit gebruiken als basis voor de rest van je pre-eventmarketing en om mensen van je idee en de noodzaak van je evenement te overtuigen.

Social media
Tijdig gebruik van social media is een belangrijke manier om momentum te creëren voor je eventpromotie, een community op te bouwen en de missie uit te dragen waarover je in je blog hebt geschreven (en waarnaar je in je berichten kunt terugverwijzen). Op dit punt moet je al een hashtag voor je evenement hebben, die je ook al in je berichten op social media gebruikt. Vergeet niet dat je kunt profiteren van het immense aanbod en de enorme diversiteit van social media. Facebook, Twitter of LinkedIn liggen misschien voor de hand, afhankelijk van wat voor evenement je organiseert, maar denk ook eens aan Instagram, Snapchat, Pinterest, YouTube, Tumblr, Reddit, etc.

Benadering van partners
Partners voor marketing kunnen essentieel zijn voor het succes van je event. Zorg er daarom voor dat je potentiële samenwerkingspartners, merken en mediapartners op tijd benadert, lang voordat het evenement officieel is gelanceerd. Zo kunnen zij je vanaf het allereerste begin helpen reclame te maken.

2. Marketingstrategie bij de lancering van het evenement

E-mail
E-mails over evenementen hebben een openingspercentage van 26%, veel hoger dan typische marketingmails. E-mail moet dus centraal staan in je campagne en ticketverkoop. Nu je evenement klaar is om voor het voetlicht te treden, moet je de eerste grote e-mailronde aan potentiële bezoekers de deur uitdoen, inclusief degenen die zich vooraf hebben geregistreerd.

Persbericht
Zelfs als het onwaarschijnlijk is dat je event door de landelijke pers zal worden opgepikt, is het toch de moeite waard om een persbericht rond te sturen via (gratis) distributiekanalen. Als je in je persbericht gerichte trefwoorden gebruikt, krijgt iedereen die Google Alerts met die trefwoorden heeft ingesteld je bericht te zien. Misschien wordt het wel opgepikt door lokale, gespecialiseerde of branchemedia, en niet te vergeten blogs en andere persoonlijke, invloedrijke sites. Als je meer aandacht in de pers wilt, maak er dan geen droog verhaal van. Ga verder dan de datum, locatie en prijs, maar concentreer je in plaats daarvan op één of twee unieke invalshoeken.

Invalshoek 1: waarom je evenement volstrekt nieuw, vreemd, een mijlpaal enzovoort is. Denk na of iemand er even over zou glimlachen, of er een tweede blik op zou werpen, als ze het event in hun Facebook-nieuwsfeed zagen. Zo ja, dan pikt een journalist het misschien ook wel op.

Invalshoek 2: benadruk het menselijke aspect. Heb jij (of iemand die bij het evenement betrokken is) een boeiend levensverhaal? Heb je tegenslagen of uitdagingen overwonnen? Is er een vreemd of grappig verhaal dat te maken heeft met hoe en waarom je dit evenement organiseert? Het menselijk verhaal vertellen is een universele strategie van de reguliere pers, dus probeer daarop in te spelen.

Blog en social media
Je tweede blogbericht moet gericht zijn op de voordelen die het bijwonen van je evenement heeft. Wie zijn de hoofdacts, gastsprekers, of leveranciers? Bewerk de content van dit bericht en gebruik het voor een reeks aankondigingen op social media.

Partners
Nu is het tijd om je partners om marketingondersteuning te vragen. Je evenement trekt de meeste aandacht als het net is gelanceerd en alles nieuw en vers van de pers is. Laat je partners niet te hard voor je werken. In plaats daarvan is het raadzaam de e-mails en sociale updates zelf te schrijven, en hen gewoon te vragen deze te kopiëren en plakken. Probeer al deze promotieactiviteiten min of meer tegelijk te laten plaatsvinden. Zelfs als je dezelfde mensen bereikt, kunnen alle activiteiten samen meer impact hebben, het belang van je event overbrengen en je boodschap kracht bijzetten.

3. Marketingstrategie op dagelijkse basis

Regelmatige communicatie via e-mail, social media en blogs
Nu heb je een van de moeilijkste fasen in eventmarketing bereikt. De eerste opwinding van de evenementlancering is voorbij. Nu zul je de handen uit de mouwen moeten steken om de aandacht vast te houden. De beste manier om dit te bereiken is een cyclus van contentcreatie, promotie, betrokkenheid op social media en e-mailcampagnes te hanteren. Als je voortdurend verkoopberichten blijft sturen, is de nieuwigheid er snel af en verliest je publiek interesse. Wissel ze af met waardevolle, interessante content die je doelpubliek zal waarderen en nuttig zal vinden.

Vervolgens kun je jouw sociale kanalen gebruiken om deze content bij je publiek te promoten, ze uitnodigen om erop te reageren (of eigen content te maken) en het gesprek over je evenement gaande te houden. E-mail is ook een geweldige ondersteuningstool. Hiermee kun je jouw content rechtstreeks aan je publiek presenteren en hun iets aanbieden wat interessanter is dan de (zoveelste) vraag om zich voor je evenement te registreren.

Publicaties en gastbijdragen
Bloggen op je site is belangrijk, maar om nieuwe bezoekers aan te trekken zul je een groter publiek moeten bereiken. Dit kun je het beste doen door gastbijdragen te posten of stukken te publiceren die anderen graag willen delen. Welke vorm dit precies aanneemt, is sterk afhankelijk van je event. Voor conferenties en B2B-evenementen is dit relatief eenvoudig, je kunt een industrierapport schrijven of een whitepaper aanbieden met de beste tips van al je sprekers. Bij evenementen voor consumenten is dit misschien minder voor de hand liggend. Je kunt interessante infographics, gifjes of andere visuele elementen maken, over trends schrijven of een reeks YouTube-video’s of podcasts produceren om aandacht te trekken.

Korting(en) voor vroege vogels
Zoals al eerder gezegd: als de eerste opwinding van de evenementlancering eenmaal achter de rug is, moet je met meer redenen komen om mensen te stimuleren zich (bij voorkeur zo snel mogelijk) te registreren. Daarvoor kun je de ‘Early bird-korting’ gebruiken. Je verhoogt dan de prijzen van je tickets stapsgewijs naarmate het event nadert. De rest van je marketingactiviteiten moeten toegespitst zijn op het stimuleren van belangstelling, om zo pieken in je ticketverkoop te genereren.

Betaalde promotie
In deze fase van je evenement is het ook tijd geworden voor betaalde promotie. Het heeft geen zin hier te vroeg mee te beginnen als je nog niets te verkopen hebt. Maar wacht je tot het event voor de deur staat, dan geef je het niet de kans een genoeg effect te hebben op de resultaten. Dus of je nu betaalde social media (gepromote berichten) gebruikt of Google Adwords, PPC en retargeting, als je geld in je campagne gaat steken, is dit het moment.

4. Marketingstrategie bij de laatste oproep

Laatste ronde e-mail, social media & blog
Of je nu al maanden of weken aan het promoten bent, uiteindelijk is het dan bijna zover. Met slechts enkele weken, of zelfs dagen, te gaan voordat je event begint, is dit de tijd voor een laatste marketingpush. Waarschijnlijk krijgt dit de vorm van een laatste stroom aan blogs, social media-updates en e-mails. Als je gebruikmaakt van netwerken als LinkedIn Groups of fora, doe je er goed aan om in dit stadium het concept ‘sociaal bewijs’ te benutten. Laat zien wie er al naar het evenement gaat om anderen ervan te overtuigen dat ze er ook bij moeten zijn.

Doorverwijzingen van bezoekers
Dit is een kans die maar al te vaak wordt gemist. Veel organisatoren richten zich uitsluitend op het binnenhalen van nieuwe bezoekers en vergeten dat ze een potentieel fenomenale marketingtactiek tot hun beschikking hebben: degenen die al overtuigd zijn van de waarde van het evenement en zich al hebben geregistreerd of een ticket hebben gekocht. Waarom neem je geen contact op met je bestaande bezoekers om hen te overtuigen het evenement namens jou te promoten? Mond-tot-mondreclame blijkt keer op keer een van de krachtigste en effectiefste marketingtactieken te zijn.

Benadering van influencers
Als je op het laatste moment nog een paar plaatsen wilt vullen of iets luid en duidelijk wilt laten horen, kunnen influencers je hier goed bij helpen. Hoewel het nuttig kan zijn hen aan het begin van de campagne te benaderen, is de kans groot dat ze bezig zijn en zich nog niet willen vastleggen. En zelfs als ze dat wel hebben gedaan, zijn ze het misschien al weer vergeten. Nu is het tijd om hen binnen te halen en als ze beschikbaar zijn, zullen ze de uitnodiging ongetwijfeld waarderen en hun netwerk over het event vertellen als dank voor je vrijgevigheid.

Telefoon
Het inzetten van telemarketeers is duur en alleen effectief als je een geweldig inbound marketingprogramma hebt met veel nieuwe, goede potentiële leads. Wees niet te bang om zelf de telefoon op te pakken! Als je hebt gemerkt dat een aantal belangrijke potentiële bezoekers of vooraf geregistreerde leads nog steeds geen ticket hebben gekocht, waarom zou je ze dan niet even bellen? Is er iets waarmee je hen kunt helpen? Hebben ze vragen? Het hoeft geen hard sell te zijn, maar een telefoontje is moeilijker te negeren dan een e-mail of een van de duizenden tweets op hun tijdlijn. Je zult waarschijnlijk merken dat het een relatief tijdrovende, maar effectieve manier is om nog wat tickets te verkopen als dat nodig is.

Conclusie
Als je de bovenstaande suggesties gebruikt als stappenplan om je marketingstrategie vorm te geven, bevind je je in een sterkere positie om momentum op te bouwen en uiteindelijk meer tickets te verkopen. Hulp nodig? VKOZ events & communicatie helpt je graag met een effectieve marketingstrategie.

Meer weten over een effectieve marketingstrategie of wil je andere tips voor het organiseren van een evenement? VKOZ events & communicatie denkt graag met je mee. Bel 010-2107961 of stuur een mail met je (aan)vraag naar info@vkoz.nl.

Bron: Eventbrite