Home

Auteur: Marjolein

Bericht openen
netwerk event tips van VKOZ

15 ijsbrekers voor je netwerkevent

Alle events staan in het teken van connecties. Sterker nog, 89% van de millennials zeggen dat ze liever geld besteden aan een ervaring dan aan een fysiek product. Zakelijke evenementen zijn bij uitstek geschikt voor een bepaald type connectie, namelijk netwerken. Mensen gaan naar zakelijke events om professionele relaties op te bouwen en te ontwikkelen. Maar hoe groter de opkomst, des te uitdagender het wordt voor de bezoekers om op een authentieke manier contacten te leggen.

Laat je bezoekers niet aan hun lot over in krampachtige gesprekken over het weer. Help ze op weg met deze netwerkactiviteiten die een sterkere band tussen je bezoekers (en met je event) zullen smeden. Deel je grote publiek op in kleinere groepen voor zakelijke ijsbrekers die een oprecht gesprek wat meer haalbaar maken. Zodra de groepen zijn verdeeld, geef je ze uitdagingen die inspelen op humor, intelligentie en gedeelde ervaringen.

1. Overeenkomsten zoeken
Kies ijsbrekers die mensen samenbrengen, zodat ze hun verlegenheid kunnen overwinnen en persoonlijke relaties kunnen opbouwen. Daag bijvoorbeeld groepen uit om 10 dingen te vinden die iedereen met elkaar gemeen heeft. Stel een timer in om het wedstrijdgehalte hoog te houden en voorkom gemakkelijke uitvluchten zoals ‘We zijn allemaal mensen’.

2. Netwerken tegen de klok
Zet 2 deelnemers 3 minuten bij elkaar, net als op een speeddate. Vraag hen om elkaar te leren kennen, contactgegevens uit te wisselen en iets te zoeken wat ze over de andere persoon zullen onthouden.

workshop van VKOZ3. Verhalen vertellen
Verhalen vertellen is een razend populaire activiteit op events. Verzin opdrachten zoals ‘Vertel eens hoe je mensen helemaal versteld liet staan op het werk’ en ‘Hoe heeft je eerste baan je geholpen je doelen te bereiken?’ Vraag bezoekers een kort verhaal voor te bereiden dat ze met kleine groepen of op het podium kunnen delen.

4. Gespreksstarters
Gebruik vergelijkbare opdrachten voor een spel waarbij deelnemers elkaars zinnen afmaken. Verzin beginnetjes zoals ‘Het grappigste wat me ooit is overkomen, is…’ en ‘De beste manier om te ontspannen is…’. Deelnemers vullen de zinnen aan.

5. 2 feiten, 1 leugen
Een andere klassieke ijsbreker voor netwerkevents is dat deelnemers hun groep 3 dingen over zichzelf vertellen. 2 verhalen zijn waar, en 1 is verzonnen. Het is aan de groep om de leugen te achterhalen.

6. Brainstormen over doelen
Voor volwassenen zijn ijsbrekers er niet alleen om mensen over hun eerste verlegenheid heen te krijgen. Ze dienen ook als productieve, dynamische kick-off-sessies. Laat deelnemers per 2 brainstormen over wat ze tijdens het event willen bereiken. Dit zorgt niet alleen voor een band tussen de deelnemers, het helpt je ook om de rest van de dag beter te structureren.

7. Nieuwe woorden verzinnen
Nog een andere manier om de creativiteit van bezoekers te prikkelen, is hen uit te dagen om nieuwe woorden te verzinnen. Deel flitskaarten uit met alledaagse objecten (zee, regenboog, ster, boom, huis) en laat deelnemers samen een nieuwe naam bedenken. Zo stel je clichés ter discussie en breng je mensen op een onvoorspelbare manier samen.

VKOZ beurs8. Speurtochten
Stuur je bezoekers er binnen of buiten op uit om voorwerpen op een lijst te zoeken en fotograferen. Het thema kan te maken hebben met je evenement, maar je kunt er ook iets speels van maken: ‘Maak een foto van het grappigste dat je ziet’ of ‘Dingen die beginnen met de letter J’.

9. Opiniepeilingen
Als het niet realistisch is om je publiek in kleine groepen op te splitsen, kan een opiniepeiling een effectieve ijsbreker zijn. Een moderator stelt vragen vanaf het podium. Bezoekers beantwoorden de vraag met hun smartphone. Apps zoals Sli.do maken digitale peilingen en interactieve vraag-en-antwoordsessies mogelijk, waarvan de resultaten in real time op een scherm worden weergegeven.

10. Gestructureerde vraag-en-antwoordsessies
Zoek je nog een manier om deelnemers bij je vraag-en-antwoordsessies te betrekken en hen tegelijkertijd te helpen elkaar beter te leren kennen? Maak groepen van 2 deelnemers en vraag hen 2 of 3 vragen te bedenken die ze aan de panelleden of sprekers kunnen stellen.

Natuurlijk zijn zakelijke ijsbrekers niet de enige manier om bezoekers uit hun schulp te krijgen. Mensen gaan speciaal naar zakelijke events om te netwerken. Maak het ze gemakkelijk door ze te voorzien van verschillende manieren om een gesprek aan te knopen

11. Vrije tijd
Zorg dat je tijdens je event voldoende tijd inplant voor niet-gestructureerd netwerken. Lunch op locatie, happy hour en andere ongedwongen activiteiten geven deelnemers de uitgelezen kans elkaar te leren kennen.

12. Speciale apps
Help bezoekers verbinding te maken om erachter te komen met wie ze op het event contact willen maken. Met apps zoals Presdo Match kunnen bezoekers hun LinkedIn-profiel insluiten zodat ze op het moment zelf moeiteloos elkaars profiel kunnen bekijken.

netwerk event van VKOZ13. Competitief netwerken
Maak van netwerken een wedstrijd. Vraag bezoekers om visitekaartjes te verzamelen van al hun gesprekspartners tijdens het evenement. Op het einde krijgt de persoon met de meeste visitekaartjes een prijs en erkenning voor zijn of haar netwerkinspanningen.

14. Bezoekers online samenbrengen
Aangepaste event hashtags zorgen voor interactie tussen bezoekers voor, tijdens en na je evenement. Ze bieden een geweldige marketingtechniek om een hype te creëren rond je event. Maar het is ook leuke manier om je geregistreerde bezoekers enthousiast te maken en gesprekken op gang te brengen waardoor ze zich verbonden voelen.

15. De connecties voortzetten
Laat de interactiviteit niet afnemen, alleen maar omdat je evenement voorbij is. Moedig deelnemers aan om contact te houden met jou en met elkaar via je website, forums zoals Facebook- of LinkedIn-groepen, sociale media en je mailinglijst.

Meer weten over ijsbrekers voor je netwerkevent of wil je andere tips voor het organiseren van een evenement? VKOZ events & communicatie denkt graag met je mee. Bel 010-2107961 of stuur een mail met je (aan)vraag naar info@vkoz.nl.

Bron: Eventbrite

Bericht openen
VKOZ Rotterdam nieuwsbrief

Inspiratie in je inbox?

Meld je aan voor de VKOZ nieuwsbrief en ontvang het laatste nieuws en actuele trends, inspiratie en tips: VKOZ nieuwsbrief juni 2024 (zomer)
• 4 keer per jaar
• de meest gelezen artikelen
• op het gebied van evenementen, live communicatie en de stad Rotterdam

Aanmelden kan onderaan de website.

VKOZ nieuwsbrief archief:
•  Maart 2024
•  December 2023
•  Augustus 2023
•  Terugblik 2022
•  December 2021
•  Juni 2021
•  Maart 2021
•  December 2020
•  Oktober 2020 
•  Juni 2020
•  Maart 2020
•  December 2019
•  September 2019
•  Juni 2019
•  Maart 2019

Blijf dagelijks op de hoogte en volg ons ook op
X | Facebook | LinkedIn | Instagram

Bericht openen
creatieve ideeën

13 creatieve entertainment ideeën voor je volgende event

Wil je ervoor zorgen dat je volgende event een onvergetelijk moment wordt? Dan is het van essentieel belang om het juiste entertainment in te huren en je bezoekers een show voor te schotelen waar ze het nog jaren over zullen hebben. Om inspiratie op te doen vind je hier 13 ideeën voor entertainment voor zakelijke evenementen.

Idee 1: Interactieve foodstations
Hoe gaaf is het om verspreid over de locatie van je event meerdere interactieve en/of doe-het-zelf kraampjes voor eten en drinken te plaatsen. Van een aanpasbare bar voor champagne en cocktails, een fruitkraampje om zelf je smoothies samen te stellen, tot een gigantische muur van donuts. Er zijn enorm veel creatieve manieren om je deelnemers op een verrassende manier eten en drinken aan te bieden.

Idee 2: Photobooths
Als sinds 1925 zijn mensen gek op het maken van foto’s in fotohokjes en dat is in de afgelopen 93 jaar niet veranderd. Wat er wel veranderd is? De technologie die deze fotohokjes mogelijk maakt. De photobooths van tegenwoordig bieden je bezoekers de mogelijkheid om eenvoudig foto’s, video’s of GIF’s te maken en de afbeeldingen rechtstreeks via sociale media-accounts te delen. Ook kun je de setting zo creatief maken als je zelf wilt.

Idee 3: Maak-je-eigen-goodies kraampje
Iedereen is gek op gratis spullen, maar dit geldt alleen voor de dingen die we echt willen. De meeste giveaways die tijdens evenementen worden uitgedeeld belanden in de prullenbak omdat ze niet nuttig zijn. Een goodie-kraampje met toffe artikelen die deelnemers zelf eigen kunnen maken, zal er zeker voor zorgen dat je bezoekers naar huis gaan met iets dat ze zullen houden.

Idee 4: Gamification
Een beetje competitie in een leuke sfeer kan je zakelijke evenement naar een nieuw niveau tillen. Denk bijvoorbeeld aan een speurtocht, caption contest of pubquiz met vragen die over je event gaan.

Idee 5: Een cabaretier
Zorg ervoor dat je een cabaretier inhuurt die gespecialiseerd is in zakelijke optredens. Dat zorgt zeer waarschijnlijk voor nét wat gepaster taalgebruik en grappen over bedrijfsgerelateerde onderwerpen en situaties die je bezoekers zullen herkennen.

Idee 6: Een goochelaar
Dankzij artiesten als Hans Klok zijn goochelaars en illusionisten van entertainers op verjaardagsfeestjes tot professionele artiesten uitgegroeid. Een beetje een goede goochelaar kan een grote impact maken op je evenement. Als je een internationaal publiek hebt is de kans groot dat dit bij iedereen goed zal vallen.

Idee 7: Circusvoorstelling
Dankzij circusvoorstellingen zoals Cirque du Soleil die circus als kunst tot een meeslepende ervaring hebben gemaakt, hebben circusacts net als goocheltrucs een imagoverandering ondergaan. Voeg wat van deze mystiek toe aan je eigen event door slangenmensen, acrobaten en aerial silks artiesten in te huren.

Idee 8: Een karikaturist
Karikaturisten zijn bij elk evenement een garantie voor succes, maar je kunt nog een stap verder gaan door voor een kunstenaar te kiezen die gebruik maakt van de nieuwste technologie. Huur bijvoorbeeld een karikaturist in die een tablet gebruikt om tekeningen te maken en deze tijdens je evenement in realtime op grote schermen projecteert.

Idee 9: Een graffitikunstenaar
Het is behoorlijk indrukwekkend om een groot kunstwerk te zien. Als je er de ruimte voor hebt, kun je overwegen om een graffitikunstenaar in te huren en tijdens je evenement een muurschildering te laten maken. In de vorm van 3D street art op de grond kun je dit bijvoorbeeld ook inzetten om de entree van je event interessanter te maken.

Idee 10: Coverband
Als de bezoekers van je zakelijke evenement grotendeels in dezelfde leeftijdsgroep zitten, dan is een coverband altijd een goed idee. Je deelnemers zullen het geweldig vinden om hun favoriete nummers uit de goede oude tijd te horen en omdat het optreden live is, zal de zaal vol energie zitten.

Idee 11: Casino
Je kunt ook een casino met speeltafels, gokautomaten en professionele dealers creëren. Dit is een eenvoudige manier om je bezoekers entertainment te bieden. Je kunt er het best voor kiezen om deze zaken te huren in plaats van alles zelf te regelen.

Idee 12: Singalong
Bij een singalong staan er 2 piano’s op het podium, die beiden worden bespeeld door professionals die zingen en entertainen. Voor dit idee heb je veel ruimte nodig, maar het kan erg goed aanslaan als het goed wordt uitgevoerd. Voordeel van dit entertainment is dat je het ook kunt omgooien tot een stijlvolle vorm van karaoke.

Idee 13: Artiesten met vuur
Of het nu gaat om een vuurvreter, een danser of een jongleur, vuurspuwers kunnen spektakel en sensatie aan je evenement toevoegen. En deze optredens bieden een geweldige mogelijkheid voor mooie fotos. De foto’s van dit optreden zullen gegarandeerd via sociale media worden gedeeld. Zorg er dus voor dat de #hashtag van je event overal duidelijk wordt weergegeven. Check wel even van tevoren met je locatie of je dit soort entertainment mag en kan regelen.

Meer weten over creatieve entertainmentideeën of wil je andere tips voor het organiseren van een evenement? VKOZ events & communicatie denkt graag met je mee. Bel 010-2107961 of stuur een mail met je (aan)vraag naar info@vkoz.nl.

 

Bron: Eventbrite

Bericht openen
guerrilla marketing in Rotterdam

Zo maak je met guerrilla marketing je event onvergetelijk

Hoe zorg je ervoor dat bezoekers nog dagen napraten over jouw event? Een ijzersterk inhoudelijk programma dat perfect aansluit op de behoeften van je doelgroep is de hoeksteen van elk evenement. Maar naast de inhoud zijn er nog andere belangrijke ingrediënten voor succes. Denk aan de totaalbeleving, een creatief thema dat de zintuigen prikkelt en een paar verrassende, onvergetelijke elementen waar de mensen over napraten.

Om dit te bereiken, kunnen we veel leren van guerrilla marketing. Bij deze vorm van marketing maak je op een verrassende, fantasievolle manier contact met je doelgroep. Daarbij genereer je beleving en interactie met een creatief idee, zodat er een ‘wow’-effect ontstaat. Misschien ken je al wat klassiekers: de flashmob, de trap met (echt werkende) pianotoetsen, de draaideur in de vorm van een balletdanseres… Events lenen zich perfect voor guerrilla marketing.

Doelen van guerilla marketing
Guerrilla marketing kun je inzetten voor verschillende doeleinden:
• meer plezier en beleving brengen in je event
• merkactivatie (er gebeurt iets rondom je merk)
• een nieuw product of dienst onder de aandacht brengen
• free publicity krijgen
• Ambassadeurs creëren of een hechtere relatie opbouwen met klanten
• mensen uitnodigen tot actie (productverkoop, website bezoeken etc.)

Pianotrap in RotterdamHoe bedenk je spraakmakende onderdelen?
Het lijkt misschien makkelijk om een pakkende actie te bedenken. Een flashmob? Een metershoog paard? Stroopwafels bakken in de vorm van je naam? Een verrassingsact op het toilet? The sky is the limit. Maar een guerrillamarketing-actie is pas écht raak als het perfect past bij het thema van het evenement, de behoefte van de bezoekers en de merkwaarden van de organisatie. Vanuit deze voorwaarden moet je de ludieke acties verzinnen.

5 stappen vóór de creativiteit
1. In kaart brengen van de doelgroep. Wat zijn hun kenmerken en waarom zouden ze op jouw event moeten komen?
2. Weten wat je wil bereiken met jouw event. Met welke kennis, ervaringen en gevoelens gaan de bezoekers straks naar huis? Welke acties wil je dat ze nemen tijdens en na het event?
3. Bepalen van een overall thema voor je event dat een belofte inluidt voor de bezoekers. Bijvoorbeeld: ‘future proof worden op jouw vakgebied’, ‘je collega’s of vakgenoten (beter) leren kennen’ etc.
4. Helderheid creëren over de merkwaarden van jouw onderneming.
5. Bedenken van een aansprekende titel voor je event.

Met zo’n voorbereiding wordt het makkelijker om verrassende ideeën te bedenken. Randvoorwaarden begrenzen weliswaar de speelruimte, maar stimuleren de creativiteit. Vooral het gekozen thema en de event-titel bieden kansen voor creatieve invulling. Die kunnen het startschot vormen van een vruchtbare brainstorm.

De resultaten van een guerrilla marketing-actie meten
Hoe je de resultaten van je actie meet, hangt helemaal af van het doel. Welke resultaten wilde je bereiken? Blije bezoekers? Aandacht van de pers? Productverkoop? Pas als je die voor ogen hebt kun je de resultaten inventariseren.
• Vraag feedback van de bezoekers over de guerrilla-actie.
• Inventariseer hoeveel respons je hebt gekregen (aantal verkoopgesprekken, geplaatste orders, sample-aanvragen, achterlaten e-mail adres, enzovoorts)
• Inventariseer op social media de buzz rondom je actie (hoeveel foto’s zijn er gedeeld, wat zijn de reacties op Facebook, Twitter, Linkedin en Instagram?).
• Inventariseer intern hoe de ludieke acties hebben bijgedragen aan het succes van het event.

Vijf tips om te komen tot ludieke, verrassende ideeën

brainstormen1. Organiseer een brainstorm
Een brainstorm waarbij je met een groepje van 3-7 personen (die een diversiteit aan functies en rollen hebben binnen het project) vrij associeert op het thema van het event. Genereer eerst zoveel mogelijk ideeën, zonder te oordelen, en laat vervolgens iedereen stemmen op de beste ideeën.

2. Laat je inspireren
Bezoek regelmatig events uit een compleet andere branche dan de jouwe en noteer alle ideeën die jou opvallen.

3. Laat je inspireren door festivals en culturele evenementen
Festivals bieden vaak veel beleving en fantasievolle onderdelen. Op het Bucketlist Festival 2017 in Utrecht bijvoorbeeld kon je ‘doen wat je altijd al eens wilde’. Vuurspuwen, trouwen, een insect eten, een printer of een auto in elkaar slaan. Een geweldig thema met veel verrassing, beleving en (inter)actie. Zou een event in de verzekeringsbranche hier bijvoorbeeld iets mee kunnen?

4. Ongebruikelijke communicatiemiddelen
Denk ook eens aan communicatiemiddelen die normaal niet worden ingezet. De parkeerplaats, de toiletten, de wandelpaden etc.

5. Voeg een totaal onverwacht element toe
Soms werkt het goed om een element toe te voegen dat juist haaks staat op het thema. Om te ontregelen en te verrassen. Wat zou er gebeuren als je een ballenbak neerzet op een congres over gezondheidszorg? De bezoekers zullen zelf gaan bedenken wat de link is met het thema. Word je gezonder door te spelen? Stellen de ballen pillen voor?

beursJe moet wel een beetje lef hebben als organisator
Er is soms best wat lef nodig om ongebruikelijke elementen toe te voegen aan je evenement. Vaak is er twijfel. Wat zullen de bezoekers wel niet denken van die ‘rare’ guerrilla-actie? Gaat het niet te ver? Past het wel bij de doelgroep? Leidt het niet af van de inhoud? Deze vragen zijn op zich begrijpelijk. Je loopt nou eenmaal een risico als je verrassende, originele acties inzet tijdens je evenement. Mensen kennen het niet, verwachten het niet en moeten misschien uit hun comfortzone. Maar daar zit ook direct de winst. Een positieve, creatieve actie of beleving blijft iedereen bij, waardoor ook jouw boodschap langer blijft hangen.

Meer weten over geurrilla marketing of wil je andere tips voor het organiseren van een evenement? VKOZ events & communicatie denkt graag met je mee. Bel 010-2107961 of stuur een mail met je (aan)vraag naar info@vkoz.nl.

Bron: Frankwatching

Bericht openen
event team meeting

Tips voor een goede pre-eventbriefing

Van het analyseren van de eventdoelen samen met onze klanten, tot het onderhandelen over de offertes met onze leveranciers… We plannen veel vergaderingen in om miscommunicatie te voorkomen, zoals vaak gebeurt bij communicatie via email. Eén cruciale meeting kan echter de uitkomst van maanden werk bepalen: de pre-eventbriefing.

Deze briefing is de laatste vergadering die je met je team houdt voordat het evenement begint. Het vindt meestal plaats op de dag voor het evenement en draait om de last-minute details en de dynamiek op het evenement. Alhoewel veel van de zaken die je moet bespreken op de pre-eventbriefing al opgezet zijn of lang geleden besloten zijn, is het belangrijk dat je afspraken maakt over het actieplan en de taken die ieder teamlid op het evenement zal hebben. Deze informatie staat ook in het draaiboek en het is verstandig deze gezamenlijk door te nemen.

Hier volgt een lijst met onderwerpen die je sowieso moet bespreken tijdens de pre-eventbriefing:

1. Plattegrond van de ingangen en de incheckprocedure
Dit aspect moet vanzelfsprekend worden besproken wanneer je het evenement ontwerpt, zodat je de procedure op basis daarvan kan voorbereiden (automatisch door middel van QR-codes, een balie waar de assistenten aanvullende informatie ontvangen, etc).

Tijdens de pre-eventbriefing moet je echter de gehele dynamiek opzetten en ook de teamleden taken geven. Je moet beslissen hoeveel mensen bij de incheckbalie zullen zijn, wie de leiding heeft over wat (een persoon kan bijvoorbeeld de QR-code scannen, terwijl een ander de goodybags uitdeelt). Door dit één dag van tevoren te bespreken, zullen je teamleden (en evt. vrijwilligers) precies weten wat ze zullen moeten doen op de ochtend van het evenement, waardoor de gehele procedure sneller zal gaan en het inchecken soepel zal verlopen voor je bezoekers.

2. Parkeren en toegang
Komen de bezoekers met het openbaar vervoer of met de auto? Zullen je sprekers parkeerruimte nodig hebben? Heb je dit vooraf met de beveiliging van de evenenemtenlocatie besproken? Is er duidelijke bewegwijzering? Om nare verrassingen te voorkomen moet je dit laatste detail onder de loep nemen tijdens de pre-eventbriefing en dan de noodzakelijke maatregelen nemen om voor een vriendelijke flow en bezoekersontvangst te zorgen.

3. Het protocol voor belangrijke gasten
Alhoewel dit niet geldt voor alle evenementen, zullen er evenementen zijn waar je belangrijke personen zult ontvangen. Van regeringslieden tot burgemeesters of invloedrijke mensen; je hoort je team voor te bereiden om deze belangrijke gasten te ontvangen. Op de pre-eventbriefing bespreek je wie deze gasten zal begeleiden en vergezellen tijdens het gehele evenement (als deze gasten hebben gevraagd om doorlopende assistentie) en hoe het protocol in elkaar zit.

Als je internationale, belangrijke gasten ontvang, kan het verstandig zijn om met het begeleidende team van een plaatselijk bekend figuur te overleggen of het mogelijk is dat die persoon de belangrijke gasten verwelkomt. Als deze belangrijke personen deelnemen aan de openingsceremonie, is het van belang dat hun plaats (op bijvoorbeeld het podium) en spreekvolgorde wordt afgesproken. Je moet deze details allemaal klaar hebben tijdens de pre-eventbriefing.

4. Taakverdeling op het evenement
Er is geen tekort aan activiteiten en taken waar een eventteam zich mee bezig moet houden tijdens het evenement. Of het nu gaat om de entree, bewaking van de zaaldeuren of het regelen van de hoofdtelefoons voor de tolken; je moet een efficiënte workflow organiseren. Daarom is het uiterst belangrijk om de taakverdeling te vermelden in een duidelijk schema in het draaiboek (wie doe wat wanneer) en dit door te nemen tijdens de pre-eventbriefing.

5. Vrijwilligerscoördinatie
Normaal gesproken moet degene die verantwoordelijk is voor de bezigheden van de vrijwilligers een aparte pre-eventbriefing voor hen regelen. Op deze vergadering moet de taakverdeling op het evenement worden besproken, evenals alle vragen die vrijwilligers kunnen hebben. Ook moeten de dresscode en de begintijd ter sprake komen.

6. Plan B
Soms kan je niet zeker zijn over het verloop van bepaalde activiteiten. Of misschien heb je twijfels over onbevestigde zaken. Je weet bijvoorbeeld misschien niet zeker of een spreker op tijd zal zijn, aangezien het mogelijk is dat de staking van de airline voortduurt op de dag van het evenement. In dat geval moet je tijdens de pre-eventbriefing een tweede optie inplannen voor deze kwesties.

7. Noodcontacten
Nog een belangrijk onderwerp in het draaiboek is de lijst met noodcontacten. Zorg dat iedereen toegang heeft tot deze belangrijke telefoonnummers (en laat ze deze evt. opslaan in hun mobiel).

Conclusie
De pre-eventbriefing is een van de belangrijkste punten die het planningsproces bepalen. Het is een bijeenkomst voor de last-minute details en taakverdeling op het evenement, en het is cruciaal om alle twijfels en vragen van je teamleden of vrijwilligers ter sprake te brengen. Na de briefing moet iedereen hun taken op de dag van het evenement kennen en weten wat hun verantwoordelijkheden zijn in het geval dat ze moeten wisselen naar plan B.

Meer weten over een goede pre-eventbriefing of wil je andere tips voor het organiseren van een evenement? VKOZ events & communicatie denkt graag met je mee. Bel 010-2107961 of stuur een mail met je (aan)vraag naar info@vkoz.nl.

Bekijk hier de video:

Bron: Eventplanner

Bericht openen
evenementenlocatie Van Nelle Rotterdam

Checklist voor evenementenlocaties

Een geschikte locatie is een belangrijke factor voor het succes van je event. De evenementenlocatie bepaalt voor een groot deel de uitstraling van een evenement én bepaalt de sfeer waarbinnen het geboden programma door de bezoekers wordt beleefd. Niet alleen de ambiance is van belang; tal van andere factoren zijn ook bepalend voor de geschiktheid van een locatie. Belangrijk is om deze factoren in de juiste mix een rol te laten spelen bij je keuze. Een checklist waar de locatie minimaal aan moet voldoen helpt bij de zoektocht naar een passende locatie.

Belangrijkste factoren
De eerste selectie van een aantal mogelijk geschikte evenementenlocaties en de uiteindelijke keuze voor een bepaalde locatie, wordt doorgaans vooral bepaald door de volgende kenmerken:

•  De sfeer en uitstraling van de locatie
De ideale locatie past qua sfeer en uitstraling bij de doelstelling, doelgroep, een eventueel gekozen thema, maar ook bij het imago van het bedrijf. Een bedrijf dat zich bijvoorbeeld op het hogere marktsegment richt (A-merk), kan beter geen genoegen nemen met minder dan een A-locatie. Een zeer trendy designproduct introduceren zal succesvoller verlopen in een trendy omgeving dan in een locatie met een ouderwetse of klassieke uitstraling.

•  Capaciteit en de mogelijkheden van de ruimtes
De locatie moet vanzelfsprekend groot (of klein) genoeg zijn voor het aantal gasten dat verwacht wordt. Tevens dient de ruimte geschikt te zijn voor de gewenste opstelling en indeling en kan de behoefte aan subruimtes heel bepalend zijn.

•  De ligging en bereikbaarheid
Ook de ligging van de locatie is van primair belang. De maximaal ‘geaccepteerde’ reisafstand voor de gasten of bezoekers verschilt sterk per type evenement. Bij een personeelsfeest is één uur reistijd wel de grens. Bij een meerdaagse brainstormsessie is een reistijd van 2 tot 4 uur wellicht acceptabel. Ten aanzien van de bereikbaarheid kunnen zowel de bereikbaarheid per auto als per openbaar vervoer van belang zijn.

Overige factoren
Afhankelijk van je event zijn er nog verschillende factoren of voorzieningen die van belang zijn voor het kiezen van een geschikte locatie:

•   Zijn er voldoende hotelkamers bij de locatie of in de directe omgeving ervan.
•   Wat is het aantal parkeerplaatsen, loopafstand evt. parkeerkosten.
•   Hoe is de toegankelijkheid voor invaliden.
•   Is er een soepele doorstroom van de deelnemers en leveranciers (logistiek).
•   Voldoende garderobefaciliteiten.
•   Zijn er voldoende toiletten en zijn deze representatief.
•   Moet je gebruik maken van een huiscateraar of ben je vrij in je keuze.
•   Is er een ruimte die als opslag- en werkruimte voor de catering kan dienen.
•   Zijn er voldoende stroomvoorzieningen en water voor de catering en techniek.
•   Welke ruimtes kunnen dienen als kleedruimte voor entertainment, sprekers etc.
•   Is er goede (sfeer)verlichting binnen en voldoende licht in de aanlooproute buiten.
•   Heeft de locatie te maken met reguliere bezoekers en wat is de invloed op je event.
•   Wanneer en hoe kan je op- en afbouwen en evt. tegen welke kosten.
•   Heb je op de dag zelf de locatie exclusief voor jouw event.
•   Hoe flexibel zijn de ruimtes indien er meer of minder deelnemers aanmelden.
•   Is er een podium en/of dansvloer aanwezig; en zo niet, kan dat dan geplaatst worden.
•   Heeft de locatie een goede akoestiek voor de activiteiten die er plaats zullen vinden?
•   Is er voldoende daglicht, mogelijkheid tot verduisteren en hoe is het omgevingslawaai.
•   Wat is de uiterlijke eindtijd en toegestane geluidsvolume.
•   Wat zijn de leverings- en betalingsvoorwaarden.

Meer weten over evenementenlocaties of wil je andere tips voor het organiseren van een evenement? VKOZ events & communicatie denkt graag met je mee. Bel 010-2107961 of stuur een mail met je (aan)vraag naar info@vkoz.nl.

Bekijk hier de video:

 

Foto: Ramon van Jaarsveld (Clickshots.nl)

Bericht openen
hoge opkomst evenement

Hoe verhoog je de opkomst van je evenement?

Een halflege zaal… Het idee alleen al kan voor klamme handjes zorgen. Je doet er alles aan om een event te laten slagen, maar hoe zorg je er nu voor dat de doelgroep ook beseft dat ze het evenement niet mogen missen?

1. Zorg voor een prikkelende uitnodiging
Een open deur, maar een uitnodiging is hét moment om deelnemers te overtuigen om te komen. Let op de twee momenten waarop potentiële bezoekers kunnen afhaken: bij het krijgen van de uitnodigingen én vlak voor het vertrek naar het evenement.

Tips:
• Geef antwoord op de vraag: wat schiet de deelnemer ermee op om te komen? Feestelijke programma’s of netwerkborrels hebben een hoge no-show. Zorg ervoor dat de doelgroep al uitkijkt naar de bijeenkomst. Biedt ze iets aan van waarde, bijvoorbeeld een golf-clinic, een voetbalwedstrijd of een cursus. Iets wat zij niet willen missen.
• Ga voor een prikkelende titel. Heeft het evenement een eerdere editie gehad? Gebruik dan beelden en/of referenties van bezoekers om potentiële bezoekers te interesseren.
• Heb je een spreker geboekt? Laat deze een korte videoboodschap inspreken met een oproep om te komen.
• Let op het tijdstip van verzending. Laat de uitnodiging niet verdwijnen in een overvolle mailbox. Zeven uur ’s ochtends of acht uur ’s avonds zijn de meest populaire momenten waarop de meeste mensen hun mail bekijken.

2. Wie nodig je uit?
Nodig niet zomaar iedereen uit. Maak een passende uitnodiging voor de doelgroep. Heb je meerdere doelgroepen? Maak dan verschillende uitnodigingen. Maak de bijeenkomst exclusief door persoonlijk te mailen. Zorg dat in de uitnodiging naar voren komt dat de uitnodiging exclusief is. Bijvoorbeeld dat de genodigden speciaal geselecteerd zijn.

3. Maak het aanmelden makkelijk
Waar kan er aangemeld worden? Wat kost het? Wanneer moet je betalen? Zorg dat het in één opslag duidelijk is hoe er aangemeld kan worden. Ga voor jezelf eens na hoe snel je afhaakt als het lastig is om aan te melden. Denk erover om een registratiepartner in de hand te nemen.

Uit onderzoek blijkt dat bij de kleinere evenementen voor 50 tot 100 personen er gemiddeld 7,3 mensen uitgenodigd moeten worden om 1 aanmelding te krijgen. Bij evenementen tussen de 100 en 200 personen zullen er iets minder uitnodigingen verstuurd moeten worden: per 5,9 uitnodigingen zal er 1 zich aanmelden. Bij grotere evenementen zal je weer veel meer mensen moeten uitnodigen, namelijk 7,1 genodigden voor één geregistreerde bezoeker.

4. Reminden
Zorg ervoor dat de (potentiële) bezoekers het evenement niet vergeten en het via verschillende kanalen tegen komen. zoals social media, nieuwsbrieven, directe mailings, vakbladen en andere media. Wie zich reeds heeft aangemeld kan op deze manier naar het evenement toe leven. Wie zich nog niet heeft aangemeld krijgt opnieuw een trigger om het event te overwegen.

5. Voorkom no-show
Het gemiddelde aantal afmeldingen ligt tussen de 20 – 30 % bij gratis evenementen. Denk eens aan het gebruik van een registratie of event app: in zo’n app is te zien wie er nog meer aanwezig zijn bij het evenement. Dat zorgt voor een gevoel van verbinding en commitment naar het evenement toe.

Ook al probeer je het aantal no-shows tot een minimum te beperken, moet je er wel rekening mee houden. Zorg dat je een flexibele cateringpartner hebt en zet ook niet teveel stoelen neer. Stoelen kunnen altijd nog bijgeplaatst worden.

 

Lees ook: Inspireer bezoekers vooraf, tijdens en na je event met een sterk communicatieplan

Meer weten over het verhogen van de opkomst op je event of wil je andere tips voor het organiseren van een evenement? VKOZ events & communicatie denkt graag met je mee. Bel 010-2107961 of stuur een mail met je (aan)vraag naar info@vkoz.nl.

Bron: evenementorganiseren.nl

Bericht openen
live communicatie en eventmarketing

Inspireer mensen vooraf, tijdens en na je event met een sterk communicatieplan

Niet alleen het organiseren van een event is een kunst, ook de communicatie daaromheen verzorgen is een vak apart. Wanneer communiceer je over je evenement? En welke kanalen zet je in? Vooraf, tijdens en na je evenement communiceren is goed voor de beleving van je bezoekers én voor de zichtbaarheid van je organisatie.

Vóór: een aantrekkelijk uitnodigingstraject versterkt de beleving én je rendement
Een goede communicatie met je doelgroep voorafgaand aan je event is bevorderlijk voor een goede opkomst. Je wilt niet alleen de genodigden overtuigen, maar ook iets toevoegen aan de beleving. Of dit nu online en/of offline is wordt mede bepaald door het type event, doelgroep en organisatie.

Stappenplan uitnodigingstraject
1. Informatie plaatsen op de website, intranet of aparte eventsite; eventueel met eigen branding
2. Vooraankondiging, persoonlijk en/of via social media: save the date!
3. Eventueel adverteren of free pubicity
4. Persoonlijke uitnodiging met (digitale) aanmelding, eventueel met online betaalsysteem
5. Bevestiging met extra informatie
6. Reminder met extra informatie over het event
7. Eventueel inzetten van sms berichten

De informatie (inclusief de uitnodiging) is een soort verkoopbrochure van je evenement en moet de bezoeker overtuigen om aan te melden. Belangrijke vraag die je moet beantwoorden voor de bezoeker: ‘What’s in it for me?’. Dit kan inhoudelijk zijn (programma en kennis delen), maar ook de locatie, spreker of artiest. Of wat kan ik er doen en wie kan ik er ontmoeten. Dit moet ook duidelijk zijn in de vormgeving, zodat het de aard en sfeer van het event goed weergeeft en de doelgroep aanspreekt.

Tijdens: vergroot je zichtbaarheid online en offline
Stem online en offline communicatie op elkaar af zodat het elkaar versterkt. Voer de branding / huisstijl van je event door in alle communicatie uitingen (de kracht van herhaling). Denk hierbij ook aan programmaboekjes, badges, pennen, (digitale) bewegwijzering, banieren, powerpoint presentaties, giveaways etc.

Social media effectief inzetten
Wees verder (inter)actief op social media. Bijvoorbeeld voor de promotie van je event, het opbouwen van een community rondom je evenement, live verslag, reacties vastleggen of speciale acties opzetten. Eventueel gekoppeld aan een eventapp. Of bevorder de interactiviteit met een event-tool zoals van Savvy Congress: voor live reviews, stemmen, chatten, vragen stellen, kennis delen etc.

Je event vastleggen op foto en film 
Professionele foto’s leggen niet alleen het evenement vast, maar zijn ook goed voor een sterke marketing van jouw event en organisatie. Deel de foto’s eventueel tijdens het evenement of bij de afsluiting (plenair of receptie), via social media, event app of op de schermen op locatie. Maak een mooie aftermovie met een korte sfeerimpressie van het event en  eventueel interviews met de bezoekers, sprekers, medewerkers etc. Deze kan je bijvoorbeeld de volgende dag als afsluiting en bedankje sturen naar de bezoekers.

Na: verleng de beleving van je evenement
De communicatie stopt niet na het beëindigen van het evenement. Direct bij vertrek kan je bijvoorbeeld een unieke giveaway geven of deze een paar dagen later opsturen. Als het iets blijvends is zullen de bezoekers ook sneller wat vertellen over het event in hun omgeving. Zoals eerder genoemd is een foto- en/of videoreportage ook een mooi aandenken. Of om via diverse communicatiekanalen de mensen die niet aanwezig waren alsnog te informeren (en te prikkelen om de volgende keer wél te komen)! Dit geldt ook voor eventuele hand-outs van presentaties, conclusies, uitslagen etc.

Al met al is de communicatie rondom je evenement een belangrijk onderdeel van het succes van je event. Het is tevens een middel om je Return on Investment (ROI) te berekenen.

Meer weten over een sterk communicatieplan of wil je andere tips voor het organiseren van een evenement? VKOZ events & communicatie denkt graag met je mee. Bel 010-2107961 of stuur een mail met je (aan)vraag naar info@vkoz.nl.

Bericht openen
Evenementenlocaties in Rotterdam

Unieke en inspirerende evenementenlocaties in Rotterdam

Rotterdam is een stad met een uitgesproken karakter, energiek en nooit hetzelfde. Rotterdam en Rotterdammers gaan het experiment niet uit de weg, maar zoeken het eerder op. Zoals de Nieuwe Maas een sterk symbool is voor de constante beweging. Een stad waar de Make It Happen mentaliteit voelbaar en zichtbaar is. Met partijen die voor Rotterdam kiezen en hun eigen invulling geven aan de Rotterdamse mentaliteit en ‘can do’ spirit. Of je nu bewoner bent, bezoeker of ondernemer: Rotterdam. Make It Happen.

Rotterdam heeft als evenementen- en congresstad een enorme diversiteit aan locaties. Misschien wel het meest opvallend: het grote aantal onconventionele locaties.

Kunsthal RotterdamKunsthal
Het iconische gebouw, ontworpen door de vermaarde architect Rem Koolhaas, biedt zeven verschillende tentoonstellingshallen, een karakteristiek Auditorium en een sfeervol Kunsthalcafé. Je kunt in het Auditorium terecht voor je presentatie, congres, filmvertoning, modeshow of muziekoptreden. In het Kunsthalcafé kan je terecht voor diner, borrel of bedrijfsfeest. Met kunst in en rondom het café en een ruim (dak) terras heeft het Kunsthalcafé haar eigen unieke sfeer. Uiteraard kan je het event combineren met een bezoek aan de tentoonstellingen. Je kunt ervoor kiezen om je gasten een rondleiding door de tentoonstellingen aan te bieden of een bezoek op eigen gelegenheid. Dit bezoek kan zowel binnen als buiten de vaste openingstijden plaatsvinden. Door het afwisselende tentoonstellingsaanbod is een bezoek aan de Kunsthal altijd verrassend. Lees meer op de website van de Kunsthal.

Euromast RotterdamEuromast
De Euromast is het icoon van Rotterdam waar je kunt eten, drinken, slapen, feesten, abseilen en natuurlijk kunt genieten van het mooiste uitzicht van de stad! De Euromast leent zich perfect voor een inspirerende bijeenkomst voor ieder type event van 3 tot 350 personen. Je kan bijvoorbeeld een vergaderarrangement indelen voor een dagdeel of voor de gehele dag. En dit bijvoorbeeld aanvullen met een ritje in de Euroscoop, abseil, tokkel of een tour onder leiding van een professionele gids. De Brasserie van de Euromast heeft vier zalen; Daybreak, Sunset, Noon en Dusk. Deze zalen kunnen afzonderlijk, maar ook gecombineerd worden afgenomen. Daarnaast is het zelfs mogelijk om de Euromast exclusief af te huren voor (bedrijfs) feesten tot 350 personen. Lees meer op de website van de Euromast.

Wereldmuseum RotterdamWereldmuseum
Het Wereldmuseum is gevestigd in een klassiek en stijlvol pand in het centrum van de stad en ligt direct aan de Maas. Het Wereldmuseum beschikt over verschillende zalen met elk een unieke sfeer en uitstraling. De sprookjesachtige Balzaal, de intieme Van Rijckevorselzaal en de fabuleuze Salon lenen zich uitstekend voor onvergetelijke recepties, diners, vergaderingen, congressen of bedrijfsfeesten. Je kan je event ook combineren met een bezoek aan het museum. Het Wereldmuseum is een locatie vol charme en een betoverende ambiance. Met alle faciliteiten, elke mogelijke zaalopstelling en gerenommeerde catering dé locatie voor elk evenement op een prachtige locatie aan de Maas. Lees meer op de website van het Wereldmuseum.

ss Rotterdamss Rotterdam
Als voormalig vlaggenschip van de Holland-Amerika Lijn en cruiseschip heeft het ss Rotterdam vele wereldzeeën bevaren. Ontdek de vele verhalen van La Grande Dame en beleef de authentieke sfeer tijdens een inspirerend congres, bijeenkomst, receptie of bedrijfsfeest. Je kan je event ook combineren met een tour door het schip of een overnachting in 1 van de 254 hotelkamers. Het ss Rotterdam heeft 12 verschillende authentieke ruimtes en 29 meeting rooms voor vergaderingen. Ze hebben allemaal een eigen verhaal. Zakelijk of feestelijk, voor 10 tot maximaal 3.500 personen kan je op het schip jouw wensen en die van je gasten in vervulling laten gaan. Lees meer op de website van het ss Rotterdam.

 

Hotel New York RotterdamHotel New York
Hotel New York is gevestigd in het prachtige voormalige hoofdkantoor van de Holland Amerika Lijn. Dit is de plek waar vroeger duizenden landverhuizers, vol hoop op een beter leven, vertrokken naar Noord Amerika. Tegenwoordig komen gasten hier in een bijzondere sfeer overnachten, eten, drinken en zaken doen. Hotel New York is de ideale plek om met je bedrijf te vergaderen, een presentatie te houden, te brainstormen of om een workshop te geven. De hoge plafonds, het daglicht, de kleurrijke en nostalgische inrichting van de zalen en de locatie op de kop van de Wilhelminapier zorgen ervoor dat Hotel New York een inspirerende omgeving is om zaken te doen. Lees meer op de de website van Hotel New York.

Meer weten over evenementenlocaties in Rotterdam of wil je andere tips voor het organiseren van een evenement? VKOZ events & communicatie denkt graag met je mee. Bel 010-2107961 of stuur een mail met je (aan)vraag naar info@vkoz.nl.

Dit was deel 1 van een serie artikelen over unieke en inspirerende evenementenlocaties in Rotterdam. Bekijk deel twee en deel drie voor meer unieke en inspirerende evenementenlocaties in Rotterdam.

Bron: MeetingReview & evenementorganiseren.nl

Bericht openen
publiek evenement

De behoeften van bezoekers aan events in kaart gebracht

Met een goed evenement kun je veel bereiken. Je kunt collega’s motiveren, klanten binden, vakgenoten inspireren, nieuwe opdrachtgevers werven, kennis overdragen, brainstormen, media-aandacht scoren en samen hoogtepunten vieren. Het is natuurlijk de bedoeling dat jouw bijeenkomst niet onopgemerkt voorbij gaat. Je wilt dat je genodigden uitzien naar jouw event en dat ze er nog lang over napraten.

Hoe zorgt een organisator er echter voor dat een evenement doet wat op de tekentafel is bedacht? Wat kun je doen om bezoekers een optimale ervaring te bezorgen? Hoe vergroot je daarmee het succes van je evenement? Congrescentrum RAI heeft dit onderzocht en de resultaten gebundeld in het rapport ‘Hoe vergroot u de impact van uw evenement?’.

Rotterdam viert de stad!Customer journey
Leidraad daarbij is de customer journey, de reis die een bezoeker aflegt vooraf, tijdens en na het evenement. “Dit heeft opvallende inzichten opgeleverd”, stelt Sanne Jolles, market research manager bij RAI Amsterdam. “Zo blijkt dat veel bezoekers pas bij binnenkomst bedenken wat ze willen zien en doen. Daar kan de organisator op inspelen door bij aankomst de bezoeker tools aan te bieden die helpen zijn dag in te delen. Van bewegwijzering tot een ‘prep room’ en van matchmaking tot napping zones – er blijken vele mogelijkheden te zijn om de effectiviteit van een evenement te vergroten.”

Als het gaat om zakelijke evenementen is content essentieel, return on investment de nieuwe graadmeter en het inzetten op zowel de fysieke als de virtuele beleving noodzakelijk. Alles voor de optimale evenement voor de bezoeker. Inzicht in de totale bezoekerservaring krijg je echter pas als je in de schoenen stapt van de bezoeker en met hem meeloopt in de customer journey. Door deze reis stap voor stap in kaart te brengen in kaart te brengen, leer je welke momenten cruciaal zijn op het eventbezoek van de doelgroep te optimaliseren.

Fase 1: Oriëntatie
Voordat een potentiële bezoeker de keuze maakt om een evenement te bezoeken, oriënteert hij zich. Dit gebeurt hoofdzakelijk online, via relaties en collega’s en via social media. In de oriëntatiefase kijkt de potentiële bezoeker naar het onderwerp, het bereik, de exposanten, het programma en de sprekers. Dus alles om een gefundeerde keuze te maken en uiteindelijk te besluiten om te gaan en zich in te schrijven.

Recruitment fairFase 2: Voorbereiding
Bezoekers zijn grofweg op te delen in twee archetypes:
• mensen die zich tot in detail voorbereiden voordat ze aankomen op het evenement;
• mensen voor wie de voorbereiding pas begint wanneer ze de eerste stappen op de evenementvloer zetten.
Voor beide groepen dienen we tools en informatie te bieden om het maximale uit het bezoek te halen.

Fase 3: Reis naar het evenement
De bezoeker onderneemt een fysieke reis naar het evenement en komt aan bij de locatie. Bij de reis naar een evenementlocatie speelt het fenomeen ‘way finding’ een cruciale rol.

Fase 4: Onboarding
Na de registratie, het ophalen van de badge en mogelijk een bezoek aan de garderobe, heeft de bezoeker behoefte aan wat ‘me-time’. Er volgt een moment van acclimatisatie. Dat betekent bijvoorbeeld kijken hoe de lay-out is, contact opnemen met het thuisfront of nog een keer naar het programma kijken.

Fase 5: Bezoek evenement
De bezoeker besteedt zijn tijd aan het bijwonen van sessies, het bezoeken van exposanten, het maken van afspraken, het voeren van gesprekken, het verzamelen van informatie, het rondlopen op de beursvloer en het doen van zaken. Uiteraard zijn er stops voor lunch en rustmomenten.

CPC Loop Den HaagFase 6: Na het evenement
De bezoeker gaat mogelijk de stad in, vertrekt naar het hotel of gaat weer naar huis.

Fase 7: Evaluatie
De bezoeker legt verantwoording af aan collega’s of leidinggevenden. Resultaten worden gecommuniceerd en kennis en inzichten worden gedeeld. Meestal is dit het moment dat de volgende editie spreekwoordelijk in potlood al in de agenda van het volgende jaar verschijnt.

Fase 8: ‘Post-event’-momenten
Afspraken met nieuwe contacten worden opgevolgd en uitgebouwd. Bepaalde innovatieve thema’s en inzichten van het evenement vormen mogelijk startpunten voor nieuwe leerdoelen en kennisvergaring.

Succesfactoren voor het vergroten van de impact
De customer journey van de bezoeker wordt beïnvloed door talloze factoren. Is iemand ergens voor de eerste keer of is hij juist een regelmatige bezoeker? Zijn er grote cultuurverschillen tussen het land van de bezoeker en dat waarin het evenement plaatsvindt? Komt iemand om te netwerken e veel mensen te spreken, of om informatie te vergaren en sessies te volgen? Is iemand actief in online communicatie, of is hij nauwelijks actief op social media? Elke factor vraagt om een andere aanpak.

Toch zijn er in de customer journey een aantal zaken die voor iedere bezoeker even belangrijk zijn en waar je als organisator op ieder moment van de journey aandacht aan kunt besteden. Zo geeft het bezoekers rust om alles onder controle te hebben. Bied hen daartoe dus ook de mogelijkheden. Geef bijvoorbeeld informatie over het weer, het verkeer en andere actuele zaken een plek op de website. Hoe meer je ontzorgt, des te beter de bezoeker kan focussen op datgene waar het echt om draait op een evenement dat voldoet aan alle verwachtingen: inhoud, netwerk en zaken doen.

CIS forumDoor de volgende 5 succesfactoren te gebruiken, ben je staat de impact van een vakevenement te vergroten:
• Spread the word: bereik potentiële bezoekers. Help bezoekers om na het evenement makkelijk te rapporteren en kennis te delen.
• Easy access: optimaliseer de fysieke reis van bezoekers. Maak het evenement online zo toegankelijk mogelijk om zo de beslissing om te komen te vergemakkelijken.
• Route to success: zorg voor goede vindbaarheid van relevante exposanten en sessies. Het toverwoord is ‘matchmaking’, oftewel ontmoetingen voor, tijdens en na het evenement faciliteren.
• Be in charge: help bezoekers relevante mensen te ontmoeten en geschikte sessies te volgen. Maak het de bezoeker zo makkelijk mogelijk om tijdens het evenement informatie te verzamelen.
• Feel at home: faciliteer ontmoetingen die net even dat andere gesprek opleveren. Ondersteun bezoekers in hun behoefte aan persoonlijke ruimte en me-time.

Een succesvol evenement duurt 365 dagen per jaar
Hoewel de customer journey van het begin tot eind logisch kan worden bekeken, is ieder moment van het evenement een mogelijk beginpunt van de reis. Zowel voor, tijdens als na het evenement kan iemand er voor de eerste keer over horen. Zorg ervoor dat alle informatie voor het evenement toegankelijk is en een eenduidige boodschap heeft. Juist door de communicatielijnen het hele jaar open en actief te houden, wordt het makkelijker voor potentiële bezoekers om organisator én evenement te vinden. Dan is elke nieuwe reis er één naar bekend en vertrouwd terrein.

Meer weten over de behoeften van bezoekers aan events of wil je andere tips voor het organiseren van een evenement? VKOZ events & communicatie denkt graag met je mee. Bel 010-2107961 of stuur een mail met je (aan)vraag naar info@vkoz.nl.

Bron: CustomerTalk

Bericht openen
tips voor een sterk team

5 tips om een sterk eventteam aan te sturen

Het runnen van een krachtig eventteam betekent zoveel meer dan het coördineren van de werkzaamheden van vakkundige professionals die hun best doen. Als leider gaan je verantwoordelijkheden verder dan het opstellen van meerdere to-do-lijsten, eindeloze vergaderingen inplannen en het werk in de gaten houden. Je hoort je ook te focussen op het opbouwen van een bevorderende werkcultuur die is gebaseerd op respect, wederzijdse steun en assertiviteit.

teamledenHet werken in een team biedt het voordeel dat je kan rekenen op de creatieve en conceptuele input van andere geesten. Om toegang te krijgen tot die input moet je je team wel op een efficiënte wijze beheren. Bovendien vereist leiderschap vertrouwen, integriteit en competentie. Als je een werkelijk sterk team wil hebben, dan moet je weten hoe je het op efficiënte wijze kan aansturen. Hoe doe je dat? Hier volgt een lijst met tips die je zal helpen.

Tip 1: zorg dat je de talenten van je teamleden goed kent
Er zijn mensen die uit zichzelf beter zijn in sommige taken dan anderen. Zelfs in een concreet gebied als eventmanagement zal het je soms verrassen dat er mensen zijn die beter zijn in het maken van een eventplanning, terwijl anderen juist beter met leveranciers kunnen onderhandelen. Als leider moet je meer leren over de krachten en zwaktepunten van ieder teamlid, om hen zo goed mogelijk in te zetten. Zij zullen op die manier op hun beurt meer van hun werk genieten.

Tip 2: ontwikkel een positieve teamcultuur
Zou je goed in een groep kunnen werken als je het gevoel had dat je niet jezelf kon zijn? Denk je dat je je werk goed zou kunnen doen als je manager je doorlopend op de vingers kijkt? Zou je je veilig voelen in een venijnige werkomgeving? Natuurlijk is het antwoord op al deze vragen: “nee”. Juist daarom zou je extra voorzichtig moeten zijn wat voor teamcultuur je aanmoedigt. Volgens het artikel ‘Positive Teams Are More Productive’ uit de Harvard Business Review, staat een gezonde en positieve teamcultuur gelijk aan een grotere efficiëntie en productiviteit. Zoals aangegeven in het artikel “verbreedt de aanwezigheid van positieve emoties het vermogen van de werknemers door onderlinge relaties met elkaar te verbeteren en door hun creativiteit en vermogen om creatief te denken te versterken.” Je kunt een positieve teamcultuur ontwikkelen door bijvoorbeeld je eventteam uit te nodigen op bijzondere uitstapjes, bootcamps, workshops, teambuildingsessies, etc.

leiderschapTip 3: delegeer verantwoordelijkheid op een gezonde manier
Twee zaken zullen de efficiëntie van een team verminderen: verantwoordelijkheden ongelijk verdelen of niet genoeg verdelen en alles zelf moeten doen. Dit kan leiden tot overbelasting voor jezelf of een ander teamlid, die vervolgens ontzettend veel werk moet doen. Begin te leren hoe je verantwoordelijkheden gelijkmatig verdeelt en kijk hoe de efficiënte van je team de lucht in schiet. Vertrouw er dan op dat je teamlid het uitvoert op zijn of haar manier. Op die manier kan de persoon het werk aanpakken op de manier die voor hem of haar het beste werkt. Wees echter niet bang om zo nu en dan in te grijpen en te kijken of de taak zo verloopt als gepland.

Tip 4: kies het ‘soft power leadership’-model
Planners ervaren al genoeg stress in het opzetten en runnen van evenementen. Niemand wil dan ook nog een strenge baas of teammanager bovenop al die stress. Dus doe je team een plezier en wees geen tiran. Experimenteer in plaats daarvan met het ‘soft power leadership’-model (gebaseerd op emotionele intelligentie, empathie, persoonlijke passies en discipline, effectieve communicatie en een inspirerende gemeenschappelijke visie). Soft power werkt door het vormen van de voorkeuren van anderen. In de zakenwereld weten slimme bestuurders dat leiderschap niet alleen draait om het geven van bevelen, maar ook om het goede voorbeeld geven en anderen warm laten lopen voor wat jij gedaan wil krijgen. Deze leiderschapsstijl moedigt een positieve dialoog aan, evenals de persoonlijke groei van werknemers.

Tip 5: sta altijd klaar voor je team
Als je een evenement aan het plannen of runnen bent, kunnen onvoorspelbare situaties zich voordoen. Juist daarom is het zo belangrijk om je teamleden te laten weten dat ze altijd kunnen rekenen op je steun, hulp of advies. Door er altijd te zijn om teamleden te helpen met problemen of om steun te bieden, versterk je hun zelfvertrouwen en verstevig je de teamdynamiek.

Wil je een event met meerwaarde?Conclusie
Als mensen plezier hebben in hun werk, zijn ze vaak veel efficiënter en productiever. De constante groei en verbetering van menselijke relaties onder je werknemers zal niet alleen hun emotionele en professionele welzijn beïnvloeden, maar ook de kwaliteit van je evenementen. Dus begin meteen aan de teamcultuur van je evenement te werken. Delegeer verantwoordelijkheden op de juiste wijze, waarbij je rekening houdt met de vaardigheden van ieder teamlid. Moedig een positieve werkinstelling aan en plan een serie teambuilding dynamieken die de onderlinge banden en het vertrouwen zullen versterken. Sta tot slot altijd klaar voor je team (per telefoon of online berichten), en laat ze weten dat je ze vertrouwt en dat je er bent om onverwachte problemen op te lossen.

Meer weten over het aansturen van een sterk eventteam of wil je andere tips voor het organiseren van een evenement? VKOZ events & communicatie denkt graag met je mee. Bel 010-2107961 of stuur een mail met je (aan)vraag naar info@vkoz.nl.

Bron: eventplanner

Bericht openen
Budget checklist voor evenementen

Budget checklist voor evenementen

Een budget opstellen is een uitgebreide taak waarbij je gemakkelijk een kostenpost vergeet. Met onderstaande checklist helpen we je op weg om je budgettering zo gedetailleerd en compleet mogelijk te maken.

Een budget opstellen is een continu proces. Je kunt het beste starten met een globale inschatting. Dat doe je voordat je offertes aanvraagt. Zo kun je al meteen zien of je realistisch bezig bent. Stelselmatig schaaf je het voorlopige budget bij wanneer je offertes ontvangt of wanneer je een meer gerichte inschatting kunt maken.

Is je budget te hoog? Ga dan alle kostenposten een voor een na en bekijk of er goedkopere alternatieven zijn, of dat je bepaalde uitgaven kunt schrappen, maar boet nooit in op kwaliteit. Verder kun je sponsoring overwegen om je eventbudget te verhogen. Ook een partnership met een ander bedrijf dat dezelfde doelgroep wil bereiken, kan een oplossing zijn. Je kunt dan de kosten delen.

Checklist

Communicatie

  • Website, app, social media
  • Drukwerk, giveaways
  • Marketing
  • Ticketing (vaste kosten of commissie)

Locatie

  • Zaalhuur, podium/dansvloer, meubilair
  • Inrichting en decoratie
  • Voorzieningen kleedruimte, toiletten, schoonmaak
  • Bewegwijzering
  • Verwarming/airconditioning
  • Vergunningen en verzekeringen
  • Afvalverwerking

Catering

  • Catering, drank
  • Crewcatering
  • Bestek, glaswerk, servies, tafellinnen
  • Bars, buffetten

Programma

  • Entertainment
  • Dagvoorzitters en sprekers
  • Activiteiten (workshops etc.)
  • Muziek
  • Auteursrechten (Buma)

Audiovisuele ondersteuning

  • Projectie, plasma- en LCD-schermen
  • Microfoons, geluids- en lichtinstallatie
  • Video- of fotoreportage
  • Wifi-netwerk

Personeel

  • Eventmanager(s)
  • Hostesses, parkeerwachters
  • Beveiliging, EHBO-team
  • Stagehands/techniek
  • Cateringpersoneel
  • Vervoer, hotelkosten, logistiek
  • BTW en belastingen
  • Onvoorziene kosten (10%)

Meer weten over een budget checklist of wil je andere tips voor het organiseren van een evenement? VKOZ events & communicatie denkt graag met je mee. Bel 010-2107961 of stuur een mail met je (aan)vraag naar info@vkoz.nl.

Bron: Eventplanner | foto: Dragana Gordic

Bericht openen
Projectmanagement voor evenementen

Projectmanagement voor evenementen

Een evenement wordt al snel een complexe uitdaging waar veel partijen bij betrokken zijn. Als organisator moet je dan ook over de nodige projectmanagement-skills beschikken om steeds een goed overzicht te blijven houden.

Je moet hoofdzaken van bijzaken scheiden, de juiste prioriteiten stellen en taken delegeren waar je zelf geen tijd voor hebt. Ga daarom steeds zorgvuldig en gestructureerd te werk.
Aangezien een evenement begrensd is in tijd en middelen, en afgesloten wordt met een concreet projectresultaat, kun je de organisatie van een evenement als een project zien en klassieke projectmanagementtechnieken toepassen.

Om projectmatig te kunnen werken zul je je project moeten structureren. Dat kun je doen door je evenement in verschillende fasen op te delen. Hieronder een opsomming van de verschillende fasen met het faseresultaat (of beslisdocument) tussen haakjes.

1. Initiatiefase (projectvoorstel)
In deze fase verken je de opdracht en bepaal je de randvoorwaarden en uitgangspunten van het project. Je bepaalt de doelstellingen, ontwikkelt het basisconcept, legt een plan van aanpak vast en maakt een globale planning en een eerste kostenraming.

2. Voorbereidingsfase (projectplan)
Je werkt het concept verder uit, bepaalt het programma van je evenement, en zet de gedetailleerde projectplanning op papier.

3. Uitwerkingsfase (productieprogramma)
Tijdens de uitwerkingsfase vertaal je het plan dat je in de vorige fasen ontwikkeld hebt praktisch naar jouw teamleden. Afspraken met leveranciers worden gemaakt en de draaiboeken uitgewerkt.

4. Uitvoeringsfase (evenement zelf)
De uitvoeringsfase kun je nog verder onderverdelen in de opbouw, het evenement zelf en de afbouw. In deze fase wordt de productie van het evenement aan de hand van het draaiboek uitgevoerd.

5. Afwikkelingsfase (evaluatieverslag)
Hierin voorzie je de nodige nazorg en followup voor het evenement. Ook de projectevaluatie gebeurt in deze fase.

De besluitvorming door de eventuele opdrachtgever kan plaatsvinden op basis van de beslisdocumenten die je aan het eind van elke voorbereidingsfase kunt maken.

Om je project op al zijn aspecten te kunnen sturen (managen), kun je het verder onderverdelen in verschillende trajecten die al dan niet parallel met elkaar lopen. Denk bijvoorbeeld aan een communicatietraject, een inhoudelijk traject dat focust op de sprekers en het entertainment enzovoort.

Succesfactoren
Bepaal binnen je project wat de kritische succesfactoren zijn en hun deadlines. Dat zijn die elementen die absoluut aan bod moeten komen om het project te realiseren. Denk aan het vinden van een geschikte locatie, het beschikbaar zijn van een bepaalde artiest of spreker, de approval op het budget en het bereiken van een vooraf bepaald aantal inschrijvingen.

Voorzie na elke succesfactor een go-no-gomoment waarop je de tussentijdse targets evalueert en samen met alle betrokken partijen beslist of je doorgaat met de organisatie van het evenement. Wanneer een kritische succesfactor niet gerealiseerd wordt, zul je, in het slechtste geval, het evenement moeten annuleren.

Leg voor elke mijlpaal binnen je evenement de verschillende taken vast, geef aan wie daar binnen het team verantwoordelijk voor is en stel de nodige deadlines.

Meer weten over  of wil je andere tips voor het organiseren van een evenement? VKOZ events & communicatie denkt graag met je mee. Bel 010-2107961 of stuur een mail met je (aan)vraag naar info@vkoz.nl.

Bron: eventplanner.nl

Bericht openen
REDFACTOR tekst en online management

Even voorstellen: Patricia – Contentstrateeg en Tekstschrijver

De webteksten van onze nieuwe site zijn geschreven door Patricia Jaspers, contentstrateeg van RedFactor. In 2015 startte ze haar eigen bedrijf om de verhalen van organisaties beter te vertellen.

Patricia bedenkt en maakt content die aansluit bij de leefwereld van de doelgroep. De ene keer zijn dat webteksten, de andere keer blogs of interviews. Zo wil ze de online communicatie van organisaties verbeteren. Dat doet ze onder andere voor Horizon Jeugdzorg, internetbureau Mangrove en de Doelen. En nu ook voor VKOZ.

Waar het haar om gaat is dat mensen zich betrokken voelen bij de organisatie. Ze gelooft dat een hogere betrokkenheid organisaties succesvoller maakt. De juiste content voor de juiste doelgroep speelt hierbij een belangrijke rol.

Patricia Jaspers: “Samenwerken met Marjolein is een feest. Ze is vrolijk, creatief en ruimdenkend. En bovendien weet ze heel goed wie en vooral wat ze wil bereiken. Met plezier luisterde ik naar haar verhalen over evenementen. Hoe zij ervoor zorgt dat bezoekers zich thuis voelen bijvoorbeeld. Een geheim ingrediënt voor succes. Ik zou haar zeker aanbevelen.”

Bekijk hier de website van RedFactor. 

 

Berichten navigatie

1 2 3
Scroll naar boven