Een budget opstellen is een uitgebreide taak waarbij je gemakkelijk een kostenpost vergeet. Met onderstaande checklist helpen we je op weg om je budgettering zo gedetailleerd en compleet mogelijk te maken.
Een budget opstellen is een continu proces. Je kunt het beste starten met een globale inschatting. Dat doe je voordat je offertes aanvraagt. Zo kun je al meteen zien of je realistisch bezig bent. Stelselmatig schaaf je het voorlopige budget bij wanneer je offertes ontvangt of wanneer je een meer gerichte inschatting kunt maken.
Is je budget te hoog? Ga dan alle kostenposten een voor een na en bekijk of er goedkopere alternatieven zijn, of dat je bepaalde uitgaven kunt schrappen, maar boet nooit in op kwaliteit. Verder kun je sponsoring overwegen om je eventbudget te verhogen. Ook een partnership met een ander bedrijf dat dezelfde doelgroep wil bereiken, kan een oplossing zijn. Je kunt dan de kosten delen.
Checklist
Communicatie
- Website, app, social media
- Drukwerk, giveaways
- Marketing
- Ticketing (vaste kosten of commissie)
Locatie
- Zaalhuur, podium/dansvloer, meubilair
- Inrichting en decoratie
- Voorzieningen kleedruimte, toiletten, schoonmaak
- Bewegwijzering
- Verwarming/airconditioning
- Vergunningen en verzekeringen
- Afvalverwerking
Catering
- Catering, drank
- Crewcatering
- Bestek, glaswerk, servies, tafellinnen
- Bars, buffetten
Programma
- Entertainment
- Dagvoorzitters en sprekers
- Activiteiten (workshops etc.)
- Muziek
- Auteursrechten (Buma)
Audiovisuele ondersteuning
- Projectie, plasma- en LCD-schermen
- Microfoons, geluids- en lichtinstallatie
- Video- of fotoreportage
- Wifi-netwerk
Personeel
- Eventmanager(s)
- Hostesses, parkeerwachters
- Beveiliging, EHBO-team
- Stagehands/techniek
- Cateringpersoneel
- Vervoer, hotelkosten, logistiek
- BTW en belastingen
- Onvoorziene kosten (10%)
Meer weten over een budget checklist of wil je andere tips voor het organiseren van een evenement? VKOZ events & communicatie denkt graag met je mee. Bel 010-2107961 of stuur een mail met je (aan)vraag naar info@vkoz.nl.
Bron: Eventplanner | foto: Dragana Gordic