Een goed evenement dat door jouw bedrijf of organisatie wordt ingezet als communicatie- of marketingmiddel kan tot ongekende impact leiden. Dan moet je het event goed organiseren, van doelstelling, voortraject, naar concept, event, natraject naar optimale impact. Die impact die je tijdens het evenement kunt bereiken bij jouw doelgroep zit naast concept, strategie en experience vooral in details. In die details is meer impact te behalen zonder extra budget.
Wie de meest gebruikte marketingterm van 2022, customer experience, ontleedt of vertaalt, die komt als snel op het event, live communicatie of live marketing uit. Dat ís een en al customer experience. Jouw klant, collega, relatie of welke andere bezoeker dan ook, wordt op een event aan de hand genomen door een belevenis waar de gast centraal staat en het merk of boodschap beleeft.
Besteed naast de grote lijnen ook aandacht aan de details; die maken het verschil. Hieronder een aantal simpele tips voor extra impact, zonder extra budget.
1. Whatsapp video of podcast voor onderweg
Wie letterlijk de reis maakt naar het live evenement, luistert radio in de auto, leest wat in de trein, maar wat als daar het event al begint! Geef jouw bezoeker de dag van het event een reis-podcast, als ultieme voorbereider op de inhoud van het evenement. Of kom met een interessante of verrassende video via WhatsApp, tijdens de heenreis.
TIP: Wil je indruk maken? De aftermovie bij vertrek in no time in je telefoon. Of een online magazine met de inhoud van alle kennissessies.
2. Persoonlijke ontvangst
Dat hotel, waarbij een supervriendelijke portier jou verwelkomt en helpt, dat is de ondergrens voor ieder event. Onderschat namelijk niet hoe belangrijk het is om een goed gevoelt te creëren bij jouw gasten om uiteindelijk tot de doelstellingen van het event te komen. Dus, ga een stap verder dan goede hosts en hostessen, die moet je zeker inzetten, maar collega’s die gasten al vanaf de parkeerplaats of het OV begeleiden naar de locatie: scoren! Of zet Improvisatieacteurs in!
3. Kaartje op de stoel
Placeren tijdens een event, vinden sommige bezoekers nog wel eens vervelend. Vooral in de Nederlandse aard zit iets: je gaat met toch niet op een plek zetten, dat bepaal ik zelf wel. Totdat er voor iedere bezoeker op de juiste stoel een handgeschreven kaartje ligt met persoonlijke aandacht. Ja, het kost wat tijd, maar jouw gast zit er dan vanaf moment één helemaal goed in.
4. Input ophalen bij je doelgroep
Draait jouw event om sprekers, om inhoud, om content, inspiratie of welke andere vorm van kennis events dan ook? Dan is de gouden tip, zonder extra budget: betrek je doelgroep bij het invullen van die content en het programma. Klinkt super logisch, is het ook, maar wordt vrijwel nooit ingezet. Deze tip betekent overigens niet dat je jouw event volledig door bezoekers moet laten invullen, maar bijvoorbeeld binnen een onderwerp, of een expert die komt, haal dan op wat bezoekers exact willen weten, waar hun uitdagingen liggen, etc.
5. Promoot de toegevoegde waarde van het event
Met bovenstaande tip als goede startpunt, kun je daarna ook de promotieknop omzetten. Save the Date en daarna wat leuke communicatie uitingen is niet meer afdoende. Leg zo snel mogelijk de doelgroepgerichte toegevoegde waarde van het eventbezoek bloot. En focus je daarop in de ‘promotie’ en het voortraject. Bedenk altijd: ‘What’s in it for them?’
6. Interactie met de sprekers
Dat dé trend niet het hybride event is, maar veel meer het hybride eventtrajecten, daar zijn de meeste profs het wel over eens. Maar hoe gebruik je de combi fysiek live en online events om meer impact uit jouw evenement te halen? En dan ook nog eens zonder budget? Best simpel: zorg voor het event voor korte online sessies met de diverse sprekers. Die interactie maakt de content van een spreker op het live event nog veel waardevoller. Je weet immers wat er speelt. En zorg ook voor een online of digitaal natrject.
‘Een evenement zonder doelstelling is louter een heel leuk moment dat heel veel geld kost’
7. Wat is de doelstelling van het evenement(entraject)?
Of je nou een congres gaat organiseren, een personeelsfeest of een productintroductie: hang overal een doelstelling aan. En ja, collega’s met een feestje bedanken voor de inzet kan ook een doelstelling zijn, maar dan moet je jezelf wel verplichten even door te vragen: waarom wil je ze bedanken, wat moet je doen om ze te bedanken, hoe weet je dat het gevoel is overgekomen en wat wil je met dat bedankje en het gevoel bij jouw collega in de toekomst doen. Allemaal vragen die het event, het voortraject en het natraject of zelfs het volgende evenement sturen en lading geven. Daarna meet, analyseer of op zijn minst achterhaal je of de doelstellingen zijn behaald en wat je daar dan mee kan doen.
8. Welk concept, voor- en natraject vult de doelstelling in?
In de praktijk betekent dat niet veel meer of minder dan dat je bij alle stappen die je zet in een evenemententraject, bij de conceptontwikkeling, bij de keuzes die je maakt bij het inzetten van bijvoorbeeld media, of de gastbeleving, altijd weer een stap terugzet: wat draagt dit bij aan het behalen van onze doelstelling. Echt heel goed om te doen, zonder enig extra budget, doelstellinggerichter.
9. Kies ander vormen om kennis te delen
Vlieg jouw inhoudelijk programma aan door er als een redactie naar te kijken. Kies dus voor de ervaringsdeskundige, de experts, de doelgroep op het podium i.p.v. louter bekende Nederlanders. Kies voor meerdere podia. Een neuro-onderzoek heeft aangetoond dat als je in een keynote van 20 minuten 4 keer in één keer van podium verandert (links, rechts, achterin, etc) dat dan de aandacht curve en de concentratie in de zaal steeds weer een nieuwe boost krijgt. Kies i.p.v. jouw inhoudelijke onderdeel af te sluiten met een Q&A aan het eind, voor een keynote in stukken: per onderwerp kruipen de toehoorders bij elkaar en gaan op dat onderwerp aan diverse tafels de discussie aan. Die output wordt dan weer nieuwe input voor de spreker.
10. Maak het bedrijfsfeest onderdeel van je strategie
Het bedrijfsfeest of het bedrijfsuitje is op zich simpel te organiseren. Kies een leuk programma, doe aan goede vooraankondiging en stuur de foto’s en de video na afloop om het goede gevoel nog wat langer na te laten klinken. Maar wat als je er een andere lading aangeeft, wat als het bedrijfsfeest onderdeel is van een strategie, van een traject? En wat als je rondom het feest of uitje wel voor inhoud, input en bijdragen kiest? Dan kan het nog steeds hartstikke leuk zijn, alleen dan nog veel impactvoller.
11. Denk Netflix
De kracht en het succes van festivals? De kracht en het succes van Netflix? Ze hebben meer gemeen dan dat je op het eerste oog denkt. Zowel een festival als Netflix hebben een soort kader, thema, favoriete genre waar je als bezoeker voor kiest, maar daarna heb je als bezoeker de regie in handen. Je kiest zelf wanneer je wat wilt zien.
12. Nazorg
Houd bij het organiseren van je event bij iedere stap rekening met het natraject. Een leuk kennisfestival waar je van de 10 sessies er 4 kunt bezoeken tijdens het event? Zorg dan voor een online platform om ook de content van de overige sessies te kunnen (her)beleven. Doe dat met video’s, webinars, artikelen of zelfs een online magazine. Laat sprekers in het natraject nog een keer in contact komen met zij die zich willen verdiepen, etc.
Meer weten of wil je andere tips voor het organiseren van een evenement? VKOZ events & communicatie denkt graag met je mee. Bel 010-2107961 of stuur een mail met je (aan)vraag naar info@vkoz.nl.
Bron: evenementorganiseren.nl