Het organiseren van een evenement is echt een vak apart. Niet alleen is het een kunst om met een creatief concept, originele en slimme keuzes en innovaties tot grote impact te komen, je krijgt ook nog eens te maken met vele toeleveranciers. Een event is altijd co-creatie, ook jouw event. Dat betekent dus ook dat je afhankelijk bent van vele tientallen ’tijdelijke collega’s’. Hoe hou je die tevreden en hoe zetten ze een stapje extra?
Werk samen met specialisten
Werk samen met kwalitatieve professionals. Vermijd de beunen en de cowboys. De basistips voor goede toeleveranciers zijn eenvoudig en moeten on top of mind zijn. Maar als je dan de juiste eventbedrijven gevonden en vastgelegd hebt, dan ga je samen met jouw nieuwe externe collega’s het traject in van het organiseren van een evenement.
In het voortraject:
1. Zet toeleveranciers vanaf het eerste moment bij jou om tafel
Vraag een willekeurige toeleverancier op een evenement waar de grootste irritatie zit en je krijgt 9 van de 10 keer hetzelfde antwoord: we kwamen veel te laat om tafel. En soms zelfs helemaal niet! Dan worden dergelijke bedrijven ingehuurd en mogen ze ‘draaien’. Maar als je als organisator de toeleveranciers al tijdig om tafel zet, kunnen zij met hun expertise jouw evenement nog beter maken.
2. Maak ze deelgenoot van jouw doelstelling
Iedere toeleverancier op jouw event heeft het recht om het grotere plaatje te kennen. Doelstelling, wie komen er, programma, etc. Neem ze mee in jouw plannen en de doelen van jouw bedrijf, zodat ze ook echt onderdeel zijn van het grotere plaatje.
3. Breng ze in contact met de andere toeleveranciers
Het gevoel dat je het samen doet is goud waard bij ieder evenement. Het zorgt ook voor begrip van de verschillende werkzaamheden per toeleverancier. Extra tip is dan ook om een ieder inzichtelijk te maken hoe de opbouw eruit ziet en wie wanneer aan de slag is. Samen is beter dan los van elkaar.
4. Deel contactgegevens in het draaiboek
Je ziet nog wel eens event organisers die hun draaiboek afschermen als ware het een staatsgeheim, maar de tip is natuurlijk: deel het draaiboek en juist ook de contactgegevens met elkaar! Je zult zien dat in bijvoorbeeld een app-groep al voor het evenement een goed gevoel kan ontstaan.
5. Maak heldere afspraken
Maak afspraken, helder en inzichtelijk, zodat iedereen weet waar hij of zij aan toe is. En kom die afspraken na!
Tijdens het evenement:
6. Weet wie, wie is
Als spil in de eventorganisatie is het zo ongelooflijk fijn dat jij weet wie, wie is. Het liefst bij voornaam. Fotootjes van de contactpersonen kunnen ook in het draaiboek gedeeld worden.
7. Zorg voor een teamgevoel
Even bij elkaar komen voor dat het daadwerkelijk gaat beginnen, een ouderwetse peptalk of succeswens is al heel prettig.
8. Crewcatering
Vergeet het vooral niet, want net als bij de gasten op je event: zelfs het beste gevoel kan doorbroken worden bij een gebrek aan eten en drinken. Zorg dus voor goede crew catering en behandel ze als volwaardige ‘gasten’ en serveer ze niet de left overs of het droge broodje kaas.
9. Complimenten, waardering en vertrouwen tonen
Dat je iets moet en zult gaan zeggen als er iets niet goed gaat, dat is logisch, maar als evenementenorganisator ook oog hebben voor dat wat goed gaat en het ook benoemt. Een compliment kan heel prettig zijn!
10. Korte en heldere communicatielijnen
Zorg ervoor dat het helder is wie voor wie het aanspreekpunt is en hoe je snel met elkaar in contact kunt komen. Dat kan met diverse communicatiemiddelen, -tools en zelfs apps.
11. Bied een helpende hand indien nodig
Pas op, wordt niet de event organiser die zich overal mee bemoeit en die voor irritatie zorgt, maar daar waar mogelijk: bied een helpende hand.
12. Afsluitende dankborrel
Zoals het een goede teamleider betaamt: doe even een borrel na afloop van het event en ga even met elkaar zitten als dank voor alle inspanning.
Na het event:
13. Geef en vraag om terugkoppeling
Kort na het evenement een terugkoppeling van dat wat in jouw ogen heel goed ging, is heel prettig en altijd goed. Vraag ook of jij nog dingen kunt verbeteren.
14. Dankmoment
Plan een moment in om live, per telefoon of per mail nog even een bedankje te sturen. Ook al worden ze er voor betaald, dat kleine extraatje zorgt voor een goede band.
15. Deel uitkomsten, foto’s en video
Zijn er uitkomsten van een enquête of gastenonderzoek? Deel het, zeker als je zo slim bent geweest om ook een vraag op te nemen over dat wat de toeleveranciers hebben neergezet. Zijn er foto’s of video’s? Deel ze, tag ze, retweet, etc.
16. Houd contact
Het is heel simpel om een paar dagen na het event het contact te verbreken en elkaar te vergeten, maar waarom niet nog 1 of 2 momenten inplannen om contact te houden en onderhouden?
17. Proactief review delen
Een slimme en goede geste, bij succesvolle samenwerking, is om proactief een review te delen of te sturen of online te zetten bij de desbetreffende toeleverancier.
“Samen komen is een begin; samen blijven is vooruitgang; samen werken is succes.”
Henry Ford
Meer weten over leveranciers of wil je andere tips voor het organiseren van een evenement? VKOZ events & communicatie denkt graag met je mee. Bel 010-2107961 of stuur een mail met je (aan)vraag naar info@vkoz.nl.
Bron: EvenementOrganiseren